Предыдущая страница реферата | 9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19 | Следующая страница реферата

Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно- контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться государственными стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т.д.

Исполнитель заводит для документов папки с надписями «срочно», «на исполнение», «на доклад (подпись)», «на отправку» с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке «на исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.

При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и сообщает в базу данных необходимые сведения. Исполнитель несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.

Анализ структуры документооборота.

Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.

Однако это не значит, что организация документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Разбивка системы документооборота на конкретные технологи„ четкие операции может осуществляться только на основе анализа структуры документооборота. Естественно, что само структурирование должно иметь прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может получить реальное применение.

Поскольку ценность документной информации существует только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей и информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь. значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.

При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков:
. документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;
. документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.

Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток[14]. Основными управляемыми параметрами документопотока являются:
. содержание или функциональная принадлежность;
. структура потока;
. направление потока и его объем.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура потока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально- целевому назначению составляющих его документов.

Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов
(подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполнителям, По функционально-целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления, документация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, состав входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документацией, образует поток исходящих документов субъекта управления.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистическая и т.д.) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Практическая реализация этого положения нашла отражение и составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе документационного обеспечения групп документов. В их состав обычно включают:
. поздравительные письма и телеграммы; пригласительные билеты; корреспонденцию с пометкой «лично»;
. документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета. фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);
. документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки, копии платежных требований и т. д.);
. документы первичного статистического учета и отчетности (и соответствии с унифицированными системами документации);
. документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки планы, программы и т. д.);
. документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли
(периодические издания, рекламные материалы. плакаты, выставочные буклеты и т. д.);
. документы, поступающие в адрес общественных организаций.

Наличие в системе документооборота переменной части определяет специфику адресности движения документов и режимы их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюция 1, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: фонды реферат, шпоры.





Предыдущая страница реферата | 9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19 | Следующая страница реферата