Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7 | Следующая страница реферата

Основные реквизиты документа, которые секретарь должен знать при оформлении документации:
- название вида документа;
- автор;
- адресование;
- датирование;
- согласование;
- удостоверение;
- приложение.

Главную роль в составлении документа играет исполнитель, который отвечает за его содержание, стиль изложения и качество оформления. Каждый документ должен иметь отметку об исполнителе, которая состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, представленных в нижнем левом углу лицевой и обратной стороны последнего листа документа.

Документы удостоверяются путем подписи, утверждения и проставления печати – это придает им юридическую силу и отражает ответственность должностных лиц за их содержание. Документы в филиале "Павловомежрайгаз" подписывают директор и главный инженер. При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. (Приложение №3).

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое в нем зафиксировано. Например дата протокола и акта – дата события; дата приказа и письма – дата их подписания; дата плана, отчета и др. документов, которые требуется утвердить – дата их утверждения. Датой вступления в силу распорядительного документа является дата его получения адресатами, если в нем не указан другой срок. Дата проставляется лицом, подписывающим документ, в момент его подшивания (утверждения). Печать филиала "Павловомежрайгаз" ставится на документах, которые требуют особого удостоверения. Гербовая печать ставится на документах, которые удостоверяют юридические права филиала "Павловомежрайгаз" или отдельного его работника, на договорах, трудовых книжках, удостоверениях, финансовых документах, при заверении доверенностей.

Оттиск печати на документе должен захватить часть наименования должностного лица, подписавшего документ. (Приложение №4).

В соответствии с ЕГСД директор филиала "Павловомежрайгаз" может издавать два вида распорядительных документов: приказы и распоряжения.

Приказы делятся на две группы:
- приказы по основной деятельности (производственные). (Приложение №5);
- приказы по личному составу (кадровые): о приеме на работу (Приложение №6); о переводе на другую работу (Приложение №7); о прекращении трудового договора (Приложение №8); о предоставлении отпуска (Приложение №9).

Проекты приказов в филиале "Павловомежрайгаз" готовят должностные лица по направлениям их деятельности, а распоряжения издает директор или главный инженер.

К основным служебным документам относятся:
- служебные письма;
- протоколы;
- договоры;
- акты;
- телеграммы (Приложение №10);
- телефонограммы (Приложение №11).

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

После исполнения документы группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях обеспечения единства и классификации документов, правильности их учета, формирования в дела и быстрого поиска документов в филиале
"Павловомежрайгаз" разрабатываются номенклатуры дел.

Номенклатура – это перечень наименований конкретных дел, заводимых на год с указанием сроков их учета и хранения. Номенклатуру дел в филиале
"Павловомежрайгаз" составляет секретарь, согласовывает с архивом организации.

Заголовки дел указываются в соответствующих разделах номенклатуры дел.
Они должны отражать характер документов по основным направлениям деятельности филиала "Павловомежрайгаз" с учетом их группировки по срокам хранения. В основном в филиале "Павловомежрайгаз" используют такие признаки документов, как номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический.

Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело.
Например: "Приказы директора филиала "Павловомежрайгаз" по личному составу
(о назначении, перемещении, увольнении)". В этом заголовке номинальный признак – слово "Приказы".

Авторский признак определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения или "подпись". Например: "Приказы директора филиала "Павловомежрайгаз" по личному составу". В этом заголовке на авторский признак указывают слова "директор филиала "Павловомежрайгаз".

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем номенклатура дела. В одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения. В заголовках "Приказы по основной деятельности", "Переписка с ОАО "Нижегородоблгаз" по кадрам" на наличие предметно-вопросного признака указывают слова: "по основной деятельности",
"по кадрам".

Хронологический признак содержит указание о том, за какой временной срок сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть дела "переходящие", то есть такие, в которых подшиты документы за несколько лет. В таких случаях указание хронологического признака в заголовке обязательно.

Также используется и корреспондентский признак, который определяется по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке. Например: "Переписка с ОАО "Нижегородоблгаз" по кадрам". Здесь указание на корреспондента – ОАО "Нижегородоблгаз".

При составлении заголовка соблюдается политически правильное отражение информации о событиях, фактах, явлениях, а также краткость и четкость его формулировки.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Номенклатура дел секретаря в филиале "Павловомежрайгаз" такова:
|Индексы|Наименования |Кол-во |Сроки |Примечания|
|дел |Структурных |дел |хранения и| |
| |Подразделений | |статьи по | |
| |и дел | |перечню | |
|01-01 |Протоколы заседаний и |1 |Пост. | |
| |совещаний директората филиала | | | |
| |"Павловомежрайгаз" | | | |
|01-02 |Приказы по личному составу |2 |Пост. | |
|01-03 |Приказы производственные |2 |Пост. | |
|01-04 |Приказы на премирование и |1 |Пост. | |
| |взыскания | | | |
|01-05 |Приказы для ознакомления |1 |5 лет | |
|01-06 |Входящие директивы |1 |Пост. | |
|01-07 |Исходящая корреспонденция |1 |Пост. | |
|01-08 |Телеграммы, телефонограммы |1 |5 лет | |
|01-09 |Распоряжения |1 |Пост. | |
|01-10 |Журналы регистрации |1 |5 лет | |
| |командировок | | | |
|01-11 |Журнал регистрации приема |1 |Пост. | |
| |посетителей по личным вопросам| | | |

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно, по календарным делам. Запрещается подшивать в дела неисполненные документы. Личные дела работников филиала "Павловомежрайгаз" формируются из документов постоянного и долговременного хранения. На работников филиала
"Павловомежрайгаз" ведется картотека личных карточек формы Т-2. Карточки в картотеках делятся на разделы: работающий и уволен.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: евгений сочинение, доклад по истории на тему.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7 | Следующая страница реферата