Предыдущая страница реферата | 18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28 | Следующая страница реферата

- соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется правильность оформления документов.
Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

Сроки хранения документов кадровой службы приведены в Приложении № 13

Формирование и ведение личных дел. Личное дело сотрудника предприятия
– основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.

Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся:

- анкета;

- автобиография;

- личное заявление о приеме на службу или увольнение;

- копия приказа о приеме на службу или об увольнении;

- контракт;

- заявления сотрудника о перемещениях;

- представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении в резерв;

- копии приказов о перемещении;

- аттестационные листы;

- выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;

- копии наградных листов;

- карточки учета поощрений и взысканий;

- характеристики с прежнего места работы;

- фотографии.

Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца.

Номер, за которым учтено личное дело по книге учета личных дел, целесообразно проставлять в верхнем левом углу обложки дела.

В каждое дело вкладывается фотография сотрудника размером 4*6 см.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист- заменитель.

Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.

Листы документов, подшитых в дело, нумеруются.

Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел.

Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные ( до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

- заявление о приеме на работу;

- анкета;

- автобиография;

- характеристика-рекомендация;

- результаты медицинского обследования;

- копии документов об образовании;

- копия приказа о приеме на работу;

- дополнение к личному делу;

- карточка поощрений и взысканий;

- внутренняя опись;

- карточка форма № Т-2.

Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.
Анкета заполняется от руки самим сотрудником при оформлении на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений, помарок и соблюдая строгое соответствие с теми записями, которые содержаться в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения опроса.

При заполнении анкеты используются следующие документы:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документы об образовании;

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: отправить сообщение, реферат личность.





Предыдущая страница реферата | 18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28 | Следующая страница реферата