Докладные записки.
-это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.
Д.З. включает следующие реквизиты:

1. Наименование структурного подразделения

2. Вид документа

3. Дата, номер

4. Место составления или издания

5. Заголовок к тексту

6. Текст

7. Подпись
Д.З. бывают внешние и внутренние.
Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.

ПРИМЕР внутренней докладной записки:

Общий отдел
Генеральному директору

объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Н.К. Иванову

2002. №36
Рязань

О замене пишущих машин

Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав. машинбюро
Г.Н. Колбасин

ПРИМЕР внешней докладной записки:

Министерство общего
Генеральному директору и профессионального завода ………………………………… образования РФ
…………………………………………

Новосибирское областное
И.И. Петрову управление народного образования

Октябрьский отдел народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2002. №15
Новосибирск

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года.
Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха
Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.

Зав. района
Н.И. Пирогов