Предыдущая страница реферата | 3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13 | Следующая страница реферата

35. Функции архива в структуре организации.

Основное назначение архивов состоит в обеспечении сохранности и использования документов. Для осуществления функции обеспечения сохранности документов архиву нужно прежде всего иметь объекты хранения. Осуществление контроля за состоянием, хранением и учетом документов в учр-ях, орг-ях, предпр-ях возложено на гос. архивную службу. Функции контроля за деятельностью ведомственных архивов выполняют гос.архивы.

Основная функция гос.архивов с переменным составом документов – временное хранение документов, поступающих из учр-ий районного звена и сельских учр-ий и орг-ий. Выполняя эту функцию, гос.архивы контролируют состояние документов в учр-ях районного звена, сельскохозяйственных предпр- ях.

Функция комплектования архива.

1. Прием документов из стр.подр-ий и фондов личного происхождения.
Для архивов, комплектующихся документами нескольких учр-ий, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учр-ий.

2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению или уничтожению. Оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности стр-ым подр-ям.

Функция обеспечения сохранности документов.

1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно- гигиенических условий.

2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление гос.службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.

3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы.
Учет этих документов и их страхового фонда.

4. проведение при необходимости работ пот улучшению физико- химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).

5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

Функция подготовки документов к передаче на гос.хранение.

1. Архив составляет и представляет на утверждение экспертно- проверочной комиссии соответствующего архивного учр-ия годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

2. Подготовка кпередаче и передача на гос.хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.

3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на гос.хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в гос.архив. составление первичной исторической справки по истории фондообразования.

4. В архивах, хранящих документы нескольких учр-ий, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.

Функция использования документов.

Основная цель использования документов – дальнейшее развитие отрасли или отдельной орг-ции, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:

-информирование руководителей и работников орг-ции о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства,

-исполнение запросов учр-ния и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учр-ям и исследователям, работающим в читальном зале,

-организацию учета использования документов архива.

36. Цели и формы использования документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации, его нормативная база.

Использование документов, хранящихся в архивах, является одной из основных задач архивных учреждений.

Цели (или направления) использования документов, хранящихся как в государственных, так и в ведомственных архивах: политические, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно- просветительные и агитационно-пропагандистские, учебные, удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: шпоры на экзамен, отчет по производственной практике.





Предыдущая страница реферата | 3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13 | Следующая страница реферата