Предыдущая страница реферата | 3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13 | Следующая страница реферата

Формы использования архивных документов многообразны:

1. Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов.

2. Публикация документов в виде сборников, тематических подборок документов в журналах, газетах, в хрестоматиях.

3. Подготовка выставок документов, радио- и телепередач.

4. Выдача дел для изучения в читальный зал.

5. Выдача дел во временное пользование вне помещения архива.

6. Проведение экскурсий по архиву (студенческих и иных групп).

7. Проведение встреч с общественностью, где архивисты выступают с лекциями и докладами по определенной теме.

8. Изучение документов по тематическим запросам учреждений и подготовка ответов.

9. Наведение биографических справок социально-правового характера.

Основными формами использования документов ведомственного архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации (в структуре которой функционирует архив), а также других организаций и исполнение их запросов; культурно-просветительская и работа архива; исполнение запросов социально-правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

37. Взаимосвязь архивного дела и делопроизводства.

Каждое учреждение, выполняя свои функции, создает документы и получает их извне. Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица, называется документальным фондом.

Во многих учреждениях нет штатной единицы архивариуса, и за архив отвечает кто-то из работников делопроизводственной службы. Такому работнику необходимо знать функции ведомственного архива и методику проводимых в архиве работ.

В процессе делопроизводства создаются в основном текстовые документы.
Но в массиве документов проектных организаций, конструкторских бюро, предприятий, ряда НИИ общегосударственный интерес представляет преимущественно научно-техническая документация, и все документы этих организаций, подлежащие постоянному хранению, в том числе управленческие, должны передаваться в специальные архивы научно-технической документации.
Работа же с управленческой документацией этих организаций ведется на основании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), поэтому эти организации в учебнике упоминаются.

Объектом изучения являются документы, законченные делопроизводством, находящиеся в структурных подразделениях и в архиве учреждения, вопросы организации этих документов, обеспечения их сохранности и использования в интересах общества.

В начале каждого календарного года законченные делопроизводством дела за предшествующий год должны передаваться в архив учреждения или ведомственный архив. Кроме архивов-структурных подразделений учреждений, существуют и самостоятельные архивы.

38. Автоматизированные информационно-поисковые системы архивной службы.

При сдаче в книгу фондов делается запись и создается карточка фонда.
Такую же карточку отсылают в Москву в ЦФК. Это долго. Решили сделать единую поисковую систему по всем фондам страны. Но язык разный, полнота инфы разная… Разработали единую карточку и попросили сделать все по новой.
Делали 15 лет и делают до сих пор. Система начала работать еще до полного завершения – по ней делали многие архвиные справочники. Фонды первой категории описываются подокументно. Каждый архив самостоятельно делает при желании свою БД со своими наиболее частоюзаемыми документами. Таким образом описывается 8-15% от всех фондов.

39. Понятие «страхового фонда», его формирование.

В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п. Эти особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).

При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд.

Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе — это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке, а фонд пользования — это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.

Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: шпоры на экзамен, отчет по производственной практике.





Предыдущая страница реферата | 3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13 | Следующая страница реферата