Предыдущая страница реферата | 13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23 | Следующая страница реферата

Группировка видов документов по подразделениям

| Подразделение |1997 |1998 |1999 |
| |Кол. |% |Кол. |% |Кол. |% |
|Административный отдел|765 |15 |621 |16 |754 |22 |
|Бухгалтерия |1392 |27 |1073 |28 |1272 |37 |
|Школа абитуриентов |909 |17 |718 |19 |446 |13 |
|Подготовительные курсы|715 |14 |537 |14 |345 |10 |
|Лицей |582 |11 |410 |11 |273 |8 |
|Компьютер-колледж |551 |10 |319 |8 |259 |7 |
|Прочие |305 |6 |172 |4 |115 |3 |
|Итого: |5219 |100 |3850 |100 |3464 |100 |

Представленные выше в таблице результаты сравнений объёма документооборота по подразделениям (таблица 4) наглядно отображены ниже на рисунке ( рисунок 10).

Из рисунка видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.

Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.

Рисунок 10. Динамика объёма документооборота по подразделениям

Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 1999 года (таблица 5). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Таблица 5

Выявление сезонности в объёме документооборота

|Месяцы |Виды документов |
|Года | |
| |Входящие |Исходящие |Приказы |Внутренние |
|Январь |12 |35 |57 |177 |
|Февраль |22 |30 |78 |200 |
|Март |27 |25 |130 |165 |
|Апрель |23 |28 |84 |175 |
|Май |14 |24 |96 |122 |
|Июнь |18 |53 |84 |78 |
|Июль |23 |42 |34 |94 |
|Август |17 |29 |23 |120 |
|Сентябрь |25 |69 |69 |183 |
|Октябрь |18 |38 |47 |165 |
|Ноябрь |17 |44 |108 |182 |
|Декабрь |24 |44 |79 |211 |

Из представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска (таблица 5). Так как основные подразделения в
Техническом университете занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул. Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 11).

Рисунок 11. Динамика объёма документооборота в течение года

В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот период идёт более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к выпускным экзаменам и к поступлению в вуз.

В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел.
Также я определил, что наблюдается некоторая сезонность работ, связанная с учебными каникулами. В результате внедрения в Техническом университете локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

4 Анализ материально-технического обеспечения

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)

4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

В Техническом университете установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

1) внутренние телефонные звонки

2) перевод входных звонков из города на другие внутренние номера

3) при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: диплом управление предприятием, bestreferat.





Предыдущая страница реферата | 13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23 | Следующая страница реферата