Міністерство освіти і науки України

Тернопільський державний технічний універститет

імені Івана Пулюя

Реферат на тему:

Обов’язки секретаря

Підготував: ст. гр. МВ-ІІІ

Лізогуб О.О.

Прийняла: Савченко Т.О.

Тернопіль- 2000

Зміст

. Трохи з історії.
. Можливості секретаря-референта.
. Основні функції секретаря.
. Сучасні вимоги.
. Класифікація секретарів.
. Обов'язки.
. Висновок.

1. Трохи з історії.

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів.
Потім з секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки- секретарі.

2. Можливості секретаря-референта.

Секретар це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

. знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
. знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
. знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

. мати професійний імідж;
. добре володіти мовою і письмом;
. володіти хорошою пам'яттю;
. добре орієнтуватися у часі;
. тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
. уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;
. освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;
. бути енергійним, проявляти ініціативу;
. швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;
. підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
. контролювати фінанси офісу;
. бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів.