Обов'зки секретаря

| Категория реферата: Рефераты по предпринимательству
| Теги реферата: реферат вода, решебник по математике
| Добавил(а) на сайт: Фокин.

Є декілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися і акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE
MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості
. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором.
Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери…

Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами.
Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

. облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;
. оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п..;
. підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;
. оформлення протоколів розсилок виписок з них;
. аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;
. підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;
. прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
. організація прийомів відвідувачів;
. прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

1. технічне забезпечення роботи керівника;
2. підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
3. організація прийому працівників і відвідувачів;
4. телефонне обслуговування;
5. підготовка відряджень;
6. організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
7. стенографування;
8. контроль за святковими і ювілейними датами;
9. обробка пошти;
10. машинописні роботи;
11. збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;
12. збір матеріалів для доповідей і мов керівника;
13. ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.

3. Висновок.

Пам'ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності і все готове. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.

Перелік посилань

При написанні реферату використовувались найновіші дані з комп’ютерної мережі Internet. Джерело інформації розташоване на сайті наукової бібліотеки Національного університету "Києво-Могилянська академія" за адресою: http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html. Також використовувались дані з інших цифрових бібліотек.

Лізогуб Олег
В рамках проекту “Працюй головою”
Е-mail: Lizogub@tu.edu.te.ua