Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата

Московский городской комитет по народному образованию

Профессионально-техническое училище №5

Наименование организации, выпускающей бланк документа, вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

Вместо полного наименования вышестоящих органов допускается помещать их сокращённое наименование, установленное соответствующим правовым актом, например: "Минпромстрой" - вместо "Министерство промышленного строительства" или "Главсибирпромстрой" вместо - "Главное управление по промышленному строительству в районах Сибири". Наименование организации можно выполнять рисованным шрифтом.

Наименование структурного подразделения, как правило, печатается машинописным способом на бланки организации ниже её наименования.

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации, проводимых в бланке для писем, должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи России.

Заголовок к тексту

Документы формата А4 по ГОСТ 9327 - 60 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях и телеграммах заголовок к тексту не составляется.

Заголовок к тексту должен кратко раскрывать содержание документа.
Заголовок предназначен для его эффективного поиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всего текста, а также при контроле исполнения документов. Составляет заголовок обычно исполнитель
(составитель). Заголовок должен быть максимально кратким и точным.
Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: "Об изменении...", "О направлении...", "Об отмене...".

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщённо.

Заголовок текста печатают строчными буквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора флаговым способом через 1 межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка после заголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то их ставят.

В заголовке допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации.

В документе большого объёма или отражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Подзаголовки оформляют по тем же правилам, что и заголовки.

Требования к текстам документов

Текст - основной реквизит документа. Текст документа печатают через 2
- 4 межстрочных интервала после реквизита "заголовок к тексту" от 0-го положения табулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения табулятора после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланка документов начало текста обозначается ограничительными отметками.

На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.

Тексты организационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами России.

Простейшей частью текста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную мысль и представляющую собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.

Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во вторых - решение, распоряжение, просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.

Для конкретного вида документа рекомендуется разрабатывать определённую схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии государственного стандарта на данный вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы: объективность содержания и нейтральность изложения, полнота информации и кратность изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.

Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом. Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.

В отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённой идеи посредством конкретного), гиперболы (преувеличения). В тексте документа не должно быть переустановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: дипломная работа аудит, сочинение на тему зима.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата