Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата

При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать следующие правила:

1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т. д.), делятся на разделы
(главы, пункты, подпункты).

2. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа. Деление текста на пункты и подпункты производится в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68.

3. Заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые
(трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия.

4. Использовать обратный порядок слов в предложении в том случае, если логическое ударение падает на само действие или на субъект действия.

5. Заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.); заменять местоимения существительными, например: училищу требуется, министерство просит.

6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении).

В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от третьего лица единственного числа, например: коллегия постановляет.

В других видах организационно-распорядительных документов используется следующая форма изложения: от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить; от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение; от третьего лица единственного числа: министерство не возражает, училище считает необходимым и др.

Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68. Таблицы могут быть расположены в тексте документа или приложениях. Все таблицы следует пронумеровать арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложений может быть сквозной или самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета.

В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определённой последовательности, а переменной - их конкретная характеристика.

Трафарет содержит информацию в виде предложений или частей текста, частей предложений и пробелы, при заполнении которых образуется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, как правило, непосредственно на бланках.

Стиль и язык служебных документов должны отвечать таким принципам, как:

1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.

2. Использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и т.д.).

3. Широкое применение терминов юридического и бухгалтерского характера, слов-профессионализмов (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка и т.д.).

4. Применение именных предлогов (в свете решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи).

5. Унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документов. Типовые тексты составляют при помощи выработанных практикой словесных штампов, трафаретов (просим возместить ущерб, на основании договора поставки, вынуждены обратиться в прокуратуру). Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.

6. Тенденция сокращения текстов путём замены сложных предложений простыми, ликвидации причастных и деепричастных оборотов, употребления сокращений (аббревиатур), терминов стандартизированных оборотов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются быстрее в
8-10 раз.

Работникам управленческого аппарата необходимо уметь правильно выражать свои мысли и составлять текст документов с учётом всех требований.
Для этого нужно много читать, пользоваться словарями, справочниками, пособиями по грамматике, обогащать свой словарный запас, владеть профессиональной терминологией.

В текстах документов не следует употреблять таких слов и словосочетаний, как безотлагательно (немедленно); благоволите сообщить
(сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить
(сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем
(направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.

Не рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу.
Например: вместо "настоящим предлагается..." следует писать
"предлагаем..."; вместо "настоящий акт составлен…" - "акт составлен..."; вместо "при сем направляем..." - "направляем...".

Необходимо избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).

ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ

Лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов, создаваемых в учреждении, организации, предприятии.

Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведённых закрывавшихся помещениях. Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь определённый температурно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Документы подшивают в твёрдые обложки, оформленные в соответствии с
ГОСТ 17914 - 72 и номенклатурой дел, или в папки регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатых друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направленно на корешок и листы документов внутри деда давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко и удобно.

Если документы подшиты в папки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Такие дела хранятся горизонтально.

Обеспечению физической сохранности документов способствует и правильная подшивка листов документов в деле. При подшивке необходимо следить за тем, чтобы нижние края документов были на одном уровне и выше примерно на 1 см края папки.

Места пробивки отверстий для подшивки документов в дела определены
ГОСТ 6.39 - 72.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрежаются. В исключительных случаях (например, по требованию судебно- следственных органов) такое изъятие производится с разрешением руководителя учреждения с обязательным постановлением в деле точной заверенной копии нанятого документа в вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются главы для расписок в получении и приёме дела.

Коммерческая тайна

Коммерческой тайной является деловая информация, имеющая тактическую или потенциальную ценность для предприятия по коммерческим причинам. Эта информация является коммерчески выгодной для недобросовестных конкурентов в случае попадания в их руки. Утрата коммерческой тайны может привести ущерб предприятию и, в конечном итоге, привести к его банкротству.

Методы защиты коммерческой тайны

Для предотвращения утечки коммерческой тайны обычно используются следующие меры:

- правовая защита,

- организационные меры,

- защита с помощью технических средств.

Правовая защита осуществляется закреплением прав и порядка защиты коммерческой тайны в нормативных и уставных документах. Эти меры могут быть оговорены в Уставе предприятия, трудовых договорах (контрактах) с сотрудниками предприятия, приказах, правилах внутреннего распорядка предприятия и т.д.

Организационные меры защиты включают в себя:

- организацию секретного (конфиденциального) делопроизводства. "Грифы" и порядок Функционирования этого делопроизводства определяет руководство предприятия;

- разграничение доступа ж информации: каждый сотрудник предприятия должен обладать только теми сведениями, содержащими коммерческую тайну, которые необходимы ему для выполнения своих обязанностей. Разрежение на доступ к такой информации выдаётся руководителем предприятия, при этом сотрудник несёт ответственность за разглашение полученных сведений;

- установления такого порядка использования технических средств и помещений, который бы исключал утечку сведений. Например, при работе с копировальными средствами необходимо обеспечить строго регламентированное копирование тех документов, на которые распространён режим конфиденциальности. Целесообразно использовать хранение документации с помощью микрофильмов, что значительно облегчит защиту информации;

- установление порядка работы с посетителями - их учёт в специальном журнале, определение помещения для приёма посетителей, их сопровождение при посещении основных рабочих помещений;

- установление порядка ведения переговоров с посетителями, который должен преследовать двоякую цель: во-первых, не допустить утечки информации и, во-вторых, получить наиболее полные сведения о намерениях посетителей;

- обучение сотрудников предприятия мерам защиты коммерческой тайны, повышение их ответственности за непреднамеренное разглашение коммерческой тайны.

Защита с помощью технических средств

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: дипломная работа аудит, сочинение на тему зима.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата