Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7 | Следующая страница реферата

На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи з грифом «особисто» або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, на ті що потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам.

Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.

Документи, адресовані керівництву організації або ті що не мають указівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребуючі вирішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.

Документи, рішення по яким виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим.
Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання.

При необхідності невідкладного рішення по документу, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Порядок обробки документів, що відправляються.

Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку.
Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до
Поштових правил.

Передача документів усередині організації.

Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній формі.

Передача документів на ОЦ для обробки, а також одержання документів
(машинограм) з ОЦ здійснюється через секретаря структурного підрозділу або особу, відповідальну за документаційне забезпечення.

Облік кількості документів.

Облік повинен провадиться в комплексі з іншими заходами щодо удосконалювання роботи з документами.

Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації
(по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.

У службах оперативного розмноження і машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документів.

Підрахунок кількості машиночитаємих здійснюється по облікових картках і журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення і представляються керівництву організації для вибрання заходів для удосконалювання роботи з документами.

Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації.

В організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування, створення на їхній основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів.

Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (при наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиціях, заявах і скаргах громадян, і ін.

Правила реєстрації й індексування документів.

Реєстрація документів - фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, що, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: государственный диплом, обучение реферат, реферати.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7 | Следующая страница реферата