Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7 | Следующая страница реферата

. з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону конкретного виконавця

. нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання

. одержання інформації про хід і результати виконання

. запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа

. регулярне інформування керівників про стан і результати виконання

. повідомлення про хід і результат виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів

. зняття документів з контролю за вказівкою керівників

. формування картотеки виконаних документів

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизується по термінах виконання документів, по виконавцях, групам документів (накази міністра, рішення колегії й ін.).

Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку:

1. Завдань наступних років – не рідше одного разу в рік

2. Завдань наступних місяців поточного року – не рідше одного разу на місяць

3. Завдань, доручень поточного місяця – кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну.

Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу організацію з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом відправляється два екземпляри регістраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається з указівкою дати виконання і змісти відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах.

Служба документаційного забезпечення чи особа, відповідальна за документацію, враховують і узагальнюють дані про хід і результати виконання документів у терміни, установлені керівником, але не рідше одного разу на місяць.

Формування справ – угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації і її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення чи особою, відповідальною за документацію.

При формуванні справ необхідно дотримувати наступні загальні правила:

. Поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі

. Поміщати разом усі документи, що відносяться до вирішення даного питання

. Проглядати додатки разом з основними документами

. Групувати в справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ

. Роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів збереження

. Поміщати в справу машинограмми на загальних підставах.

У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

Збереження документів, складання номенклатури справ, архівація

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: государственный диплом, обучение реферат, реферати.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7 | Следующая страница реферата