Компьютерные технологии в строительстве

| Категория реферата: Рефераты по управлению
| Теги реферата: собственность реферат, диплом управление предприятием
| Добавил(а) на сайт: Zinov'ev.

Microsoft Excel является Windows программой, а это значит, что для работы с ней нужна среда Windows. В настоящее время при работе в Windows
3.х наиболее часто используется Excel версии 5.0, а в Windows 95 и Windows
NT – Excel 7.0 и Excel 97. С учётом того, что по своим основным возможностям все эти версии Excel близки друг к другу, рассмотрим примеры создания таблиц в Excel.

Таблицы или тексты, создаваемые с помощью традиционных пишущих машинок, сразу же появляются на бумаге. При работе с программой калькуляции электронных таблиц на компьютере дело обстоит иначе. В этом случае запись производится в файл.

После запуска Excel внутри окна программы мы увидим таблицу, из множества небольших ячеек. Каждая ячейка расположена на пересечении определённой строки и столбца. Рабочая книга состоит из нескольких таблиц.
Каждая таблица расположена на отдельном листе и имеет своё, уникальное в пределах книги имя. Имя таблицы можно увидеть на её корешке. Все корешки входят в книгу таблиц видных в нижней части окна.

Мы можем создать и обработать в пределах книги несколько таблиц, независимо одну от другой. Для того чтобы обработать таблицу, её следует активизировать, выполнив щелчок на ярлычке листа этой таблицы.

Если книга включает достаточно много таблиц, так что все ярлычки одновременно на экране не вид, то для перехода к невидимому ярлычку следует воспользоваться кнопками прокрутки ярлычков, расположенными слева от ярлычков.

Книга сохраняется целиком, т.е. всегда включая все содержащиеся в ней листы в отдельном файле на носителе (диске, дискете).

Чтобы обработать книгу, её необходимо открыть. Для этого следует знать, как называется рабочая книга и в какой папке жёсткого диска
(дискеты) она находится. Имя и расположение книги определяются при её сохранении. Выполняемые при сохранении (открытии) книги действия аналогичны созданию и сопровождению архива в бюро, когда хорошо продуманная система хранения документов позволяет очень быстро отыскать нужный.

С помощью персонального компьютера найти конкретную рабочую книгу в электронном архиве нужно, так как Excel располагает специальным поисковым инструментарием. Он даёт максимальный эффект, если снабдить рабочие книги дополнительной информацией аналогично надписям на корешкам регистрационных папок, хранящимся в нашем офисе. Для этого у Excel предусмотрено отдельное диалоговое окно, в котором вводится информация о файле.

Форматирование позволяет выделить особым образом фрагменты таблицы, чтобы привлечь к ним внимание или попросту украсить документ.

Для того, чтобы таблица выглядела красиво, ей необходимо придать соответствующий внешний вид с помощью форматирования. Форматирование решает и другую задачу – оно структурирует таблицу, упрощая ориентировку и привлекая внимание к отдельным местам документа.

При создании электронных документов наиболее часто применяется форматирование с помощью специальных шрифтовых атрибутов: полужирное оформление, курсивное начертание и подчеркивание. Такое форматирование с одинаковым успехом можно применять как при оформлении текстов, так и при оформлении таблиц.

Однако рабочие книги Excel позволяют выполнять и форматирование, специфическое для табличной формы представления данных. В большинстве случаев таблицы содержат числовые данные. Для выделения числовых значений определённого вида можно применять цветовое оформление. Например, отрицательные числа можно показывать на экране красным цветом, а средние величины - голубым. Для выполнения подобного форматирования Excel предлагает многочисленные дополнительные возможности.

Числовые значения в ячейках таблицы могут форматироваться различным образом в зависимости от того, к какой категории они относятся. Если содержимое некоторой ячейки объявить денежной величиной, то Excel при отображении значения автоматически добавит к числу знак денежной единицы. В
Excel для Windows 95 предусмотрен большой набор подобного рода встроенных форматов.

Но внешний вид таблицы определяется не только форматами содержимого отдельных ячеек. Существенное значение имеют рамки строк и столбцов и цветовое оформление (фон) ячеек. Для того чтобы таблица выглядела гармонично, часто приходится менять установленные ‘по умолчанию’ размеры ячеек. Иногда при редактировании таблиц приходится очищать отдельные ячейки или удалять их.

Каждая рабочая книга Excel для Windows 95 состоит из одного или нескольких листов. Структура рабочей книги жёстко не фиксируется: пользователь может добавить несколько листов, удалить лишние, переставить или переименовать существующие.

Если таблицы создаются для оперативного сбора информации, то их структура и содержимое нуждаются в постоянных дополнениях и изменениях.
Ввод новых данных, замена старых данных новыми и их корректировка обычно не требуют внесения изменений в структуру таблицы. Но накопление больших объёмов информации, изменение характера поступающих данных или способа их регистраций часто ставят пользователя перед необходимостью модификации структуры таблицы. Наиболее часто при подобных модификациях возникают задачи вставки дополнительных строк (столбцов) или удаления лишних.

В Excel предусмотрен достаточно обширный набор инструментов для внесения указанных структурных изменений. Например, одним щелчком мыши на кнопке инструментальной панели мы можем вставить новые строки и столбцы.
Если для размещения данных или результатов их обработки в рабочую книгу нужно вставить целый лист, можно обратиться к специальной команде, доступной в общем меню и контекстном меню листа.

Для того, чтобы привлечь внимание пользователя к отдельным элементам собранной в таблице информации, можно воспользоваться средствами форматирования ячеек. Выравнивание можно использовать как способ выделения в таблице данных определённого типа. Например, числа можно выровнять по правому краю ячейки, а текст - по левому…

Часто встречающуюся при обработке списков задачу нумерации элементов в Excel можно решить с помощью специального механизма заполнения выделенной области ячеек. Кроме того, в Excel предусмотрено средство заполнения рядов ячеек специальными часто встречающимися списками (например, названиями дней недели).

При создании презентационных таблиц форматирование отдельных ячеек представляет собой неординарную задачу. Набор устанавливаемых атрибутов может быть достаточно велик, а сама процедура установки – весьма трудоёмкой. Выполнение подобной процедуры для каждой таблицы и совокупности похожих существенно увеличивает затраты времени на создание презентаций.
Для повышения производительности оформительских операций в Excel предусмотрена возможность объявить совокупность атрибутов форматирования стилем оформления. Применив такой стиль к некоторой ячейке, мы тем самым приписываем этой ячейке все объединённые в стиль атрибуты форматирования.

Создаваемые для сбора и обработки данных таблицы зачастую хранят не только числовые данные, но и текстовые фрагменты. В связи с этим следует упомянуть тот факт, что текст в ячейке таблицы Excel можно расположить в нескольких строках.

Состав Microsoft Excel входит набор шаблонов - таблиц Excel, которые можно использовать для автоматизации решения часто встречающихся задач.
Так, можно составлять документы на основе шаблонов “Наряд”, “Авансовый отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, “Прейскурант” или “Табель”. Есть шаблон “Платёжные формы” который содержит бланки таких часто используемых в хозяйственной деятельности документов, как платёжное поручение, расходный ордер, доверенность и др. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати ни чем не отличаются от стандартных бланков, и единственное, что нужно сделать для получения документа – заполнить его поля.

Для создания документа на основе шаблона выполнить команду СОЗДАТЬ из меню ФАЙЛ, затем выбрать необходимый шаблон на вкладке “РЕШЕНИЯ”. Шаблоны
“Счёт”, “Заказ” и другие копируются на диск при обычной установке Microsoft
Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА, запустить программу установки Excel и установить шаблоны. Чтобы получить подробные сведения об установке шаблонов, посмотреть раздел “Установка компонентов Microsoft Office” в Справке Excel.

Например, для создания доверенности выбрать шаблон “Платёжные формы”, а затем перейти на лист с надписью “Доверенность”. Далее ввести в этот бланк все необходимые реквизиты и печатать. При желании документ можно сохранить как обычную Excel таблицу.

Отметим, что Excel позволяет пользователи самому создавать собственные шаблоны документов, также редактировать уже имеющиеся.