Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы определяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии
(ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчиненных или подведомственных учреждений.
Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в
«Основных правилах работы ведомственных архивов». 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России были утверждены
«Примерные положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации» и «Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации». На основе Примерных приложений должно быть разработано положение об экспертной комиссии (ЦЭК) конкретной организации, фирмы, предприятия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

В состав ЦЭК входит также представитель государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, сок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии ми утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности).

Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности

(документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и быту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.д.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, в фирме или в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация подлежит уничтожению. На постоянное хранение отправляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его так же следует оставить на хранение.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждения документов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности.

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

- Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: реферат на тему понятие, деловое общение реферат.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата