Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата

- Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Конечно, типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы.
Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующиеся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, то им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь, и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Наряду с перечислениями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истекшими сроками хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отработанные к уничтожению, составляют акт. Форма актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья.

2. Организация отправки документов.

Обработка и отправка исходящих документов так же, как прием и обработка входящих, проводятся обычно централизовано или секретарем, или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

- наличие подписи;

- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);

- наличие заголовка;

- правильность адресования;

- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертируется. Документы отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.

Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: реферат на тему понятие, деловое общение реферат.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата