Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата

В этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись (блок данных) базы, т.е. вводится спецификация записи. В нижней части окна Access выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования действиях.

Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных вносится в колонку Data Type, причем его можно выбрать из списка доступных типов.

Access различает следующие типы данных полей:
. Text Текстовые поля содержат текст, длина которого не может быть более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью параметра Field Size(размер поля).
. Memo В Memo-полях сохраняется текст длиной до 32000 символов. Поля этого типа данных не могут индексироваться.
. Number Числовые поля содержат произвольные числовые значению. Диапазон допустимых значений определяется параметром Field Size (размер поля).
. Date/Time Поля даты/времени содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года.
. Currency В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой.
. Counter Поле счетчика содержит число, которое автоматически увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных.

. Yes/No В таких полях сохраняются значения Да или Нет. Поля данного типа не могут индексироваться.
. OLE Object В OLE - полях помещаются объекты, такие как, например,

Excel-таблица или Microsoft Draw - графика, обработанные OLE - сервером.

Размер поля может быть до 128 МБ. Поля данного типа не могут индексироваться.

Характеристики каждого поля определяются рядом параметров(свойств).
Эти параметры объявляют способы обработки, сохранения и индикации данных.
Параметры специфицируемого поля перечисляются в режиме проектирования в нижней части окна таблицы. Набор характеризующих поле параметров зависит от типа данных, выбранного пользователем для данного поля.
. Field Size Размер поля устанавливает максимальную длину текстового поля или способ представления чисел в поле типа Number.
. Format Формат определяет способ представления данных. Наряду с предопределенными форматами допускается использование собственных форматов пользователя.
. Decimal Places Десятичные разряды устанавливают количество разрядов справа от десятичной запятой.
. Caption Заголовок определяет надпись, которая будет использоваться в качестве наименования поля в формуляре или отчете. Если для этого параметра не будет задано никакое значение, то в качестве надписи будет по умолчанию использовано имя поля.
. Default Value Значение по умолчанию устанавливает значение, которое будет автоматически введено в поле при генерации блока данных.
. Validation Rule Ограничение ввода - правило, ограничивающее допустимые для ввода в поле данные.
. Validation Text Сообщение о нарушении - текст возникающий при попытке ввести в поле данные, не удовлетворяющие правилу, сформулированному в

Validation Rule.
. Indexed Признак индексирования.

В готовую спецификацию можно вносить изменения. В частности, можно изменять параметры отдельных полей, добавлять поля в запись в нужных местах и удалять лишние. Но при этом следует постараться внести все исправления в спецификацию до начала заполнения базы данных, т.к. попытка изменить параметры полей, заполненной базы может повлечь за собой потерю или искажение данных.

Переупорядочение полей:
. Выберите поле, подлежащее переразмещению, щелкнув кнопкой мыши в селекторной колонке, расположенной на левом краю окна таблицы.
. Щелкните в селекторной колонке опять и удерживая правую кнопку мыши нажатой перетащите указатель мыши в нужную позицию.

Microsoft Access расположит маркированное Вами поле в новом месте.

Удаление полей.
. Откройте таблицу в режиме проектирования.
. Маркируйте подлежащее удалению поле, щелкнув кнопкой мыши в селекторной колонке.(Или используйте клавиши управления курсором и подведя указатель к соответствующему полю нажмите комбинацию клавиш Shift+Spacebar).
. Из меню Edit выберите директиву Delete Row (или нажмите кнопку Delete Row в строке пиктограмм).

Microsoft Access удалит поле и все его данные из Вашей таблицы.

Вставка полей.
. Установите указатель строки к полю, над которым Вы бы хотели разместить новое поле, с помощью мыши или клавишами управления курсором.
. Из меню Edit выберите директиву Insert Row(или выберите кнопку Insert Row в строке пиктограмм).

Microsoft Access вставит пустое поле над текущей строкой.
. Microsoft Access работает наиболее эффективно, если Вы определили первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в Вашей таблице.

Вам следует всегда определять первичный ключ т.к. при этом таблица имеет следующие преимущества:
. мicrosoft Access автоматически создает индекс для первичного ключа. Этот индекс ускоряет процессы запросов и другие операции.
. Когда Вы просматриваете записи, Microsoft Access покажет их упорядоченными по первичному ключу по умолчанию.
. Когда Вы добавляете данные к Вашей таблице, Access не позволит хранить данные с одним и тем же значением первичного ключа. Поэтому Вы можете быть уверены ,что каждая запись уникальна.

Установка первичного ключа.
. Маркируйте поле, которое Вы хотите использовать в качестве первичного ключа. Для объявления нескольких полей первичным ключом, удерживая клавишу Ctrl маркируйте все необходимые поля.
. В меню Edit выберите директиву Set Primary Key (или нажмите кнопку Set

Primary Key в строке пиктограмм).

У полей определенных как первичный ключ слева от строки добавится идентификатор в виде ключа.

В Access-таблицы можно встроить объекты из других поддерживающих интерфейс OLE прикладных программ и связать эти объекты с их родительскими программами.

При встраивании объекта Access сохраняет объект в таблице. Двойным щелчком мышью на объекте запускается прикладная программа, с помощью которой он был изготовлен - в ней можно произвести изменения в объекте.
После завершения работы с родительской программой объект в измененной форме будет сохранен в таблице. Объект следует встраивать только в том случае, если его необходимо обрабатывать не покидая Access. Обычно речь идет об объекте , который должен стать фиксированной составной частью базы данных, но его нельзя изготовить прямо в Access, например, Paintbrush-иллюстрация на странице Access-отчета.

Если же объект, порожденный другой прикладной программой, связывается с Access-таблицей без встраивания, то объект сохраняется не в таблице, а в отдельном файле, причем формат этого файла определяется прикладной программой, с помощью которой объект был создан. В момент загрузки и открытия таблицы Access связывается с этим файлом, извлекает его содержимое и вставляет его в таблицу. Связывание объектов (а не встраивание) рекомендуется в тех случаях, когда в Access-базу необходимо включить объект, не подлежащий изменению при работе с Access. Например, речь может идти о таблице счетов, обрабатываемой Excel и используемой в нескольких
Access-базах. Наличие связи этих баз с одним и тем же Excel-файлом гарантирует наличие последней версии таблицы счетов во всех этих базах.
Преимущество связи заключается в том, что один оригинальный объект можно связать с несколькими Access-таблицами, и при этом его не нужно многократно подвергать сохранению.

Встраивание объектов.
. В меню Edit обратитесь к директиве Insert Object (Эта директива будет доступна в том случае, если в спецификации таблицы активному в данный момент полю был присвоен тип OLE Object.)
. В списке Object Type выберите необходимую Вам, поддерживающую OLE интерфейс прикладную программу.
. Если объект уже существует, щелкните мышью на кнопке File , чтобы открыть диалоговое окно Insert Object from File.
. Выберите нужный файл и нажмите кнопку OK.

Связывание объектов.
. В меню Edit выберите директиву Past Link. (Однако эта директива становится доступной лишь после того , как подлежащий связыванию объект будет скопирован, т.е. помещен в буфер обмена Clipboard .)
. Нажмите кнопку OK.

Access позволяет создавать реляционные базы данных. В реляционной базе данных пользователь может описать отношения между несколькими таблицами. Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных во время обработки запросов, формуляров и отчетов, базирующихся на нескольких таблицах.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: сочинения 4, реферат влияние на человека реферат древняя культура.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата