Предыдущая страница реферата | 2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12 | Следующая страница реферата

Закрытие:
Из меню File выбрать директиву Close (или сделать двойной щелчок в поле меню управления в вержнем левом углу окна формуляра.

Теперь формуляр стал частью Вашей базы данных.

Отчеты.

Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять.
Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета.От
Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации из Вашей базы данных - используя запрос, формуляр или отчет.Вы можете выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению Вашей задачи.

Например:
Для просмотра всех товаров определенной торговой поставки, используйте запрос.
Для просмотра полной информации только об одном товаре используйте формуляр.
Для распечатки торговых продаж для формального прелставления, используйте отчет.

Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.

Перед тем как создать отчет, подумайте о том откуда Ваш отчет будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то Ваш отчет будет основываться на этой таблице.Если же Вам необходимы данные более чем из одной таблицы, то Ваш отчет должен основываться на запросе.

Вы можете создавать отчеты как при помощи так и без помощи
Конструктора Отчетов. Конструктор намного ускорит процесс создания отчета, так как он сделает за Вас основную работу.

Самый наибыстрый способ создания отчета - используя Конструктор
Автоотчета.Отчет будет представлять собой единственную колонку, показывая все поля таблицы или запроса.

С помощью Конструктор Автоотчета:
В окне базы данных активизируйте Table или Query.
Выберите таблицу или запрос на котором будет основываться Ваш отчет.
Нажмите кнопку AutoReport в пиктографическом меню.

С помощью Конструктора Отчета:
В окне базы данных активизируйте Report (или выберите директиву Reports в меню View).
Нажмите кнопку New (или выберите директиву New в меню File, а затем активизируйте Report). Microsoft Access высветит диалоговое окно New
Report.
В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос, содержащий данные для Вашего отчета.
Нажмите кнопку Report Wizard. Microsoft Access высветит первое диалоговое окно Report Wizard.
Выберите Конструктор из списка и нажмите OK.
Следуйте указаниям в диалоговых окнах Конструктора. В последнем окне нажмите кнопку Finish.

Без помощи Конструктора Отчета:
В окне базы данных активизируйте Report (или выберите директиву Reports в меню View).
Нажмите кнопку New (или выберите директиву New в меню File, а затем активизируйте Report). Microsoft Access высветит диалоговое окно New
Report.
В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос, содержащий данные для Вашего отчета.
Нажмите кнопку Blank Report.

Microsoft Access высветит отчет в режиме проектирования. Для просмотра списка полей таблицы или запроса нажмите кнопку Field List в пиктографическом меню.

В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

Для встраивания управляющих элементов в отчет на экране должно присутствовать инструментальное меню Toolbox (опция View/Toolbox). В инструментальном меню выбирается кнопка создаваемого управляющего элемента.
После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер, цвет и т.п.).

| |[pic] | |
| | | |
|Указатель | | |
| | | |
|Надпись | |Текстовое поле |
|Группа | |Двухпозиционный |
| | |переключатель |
|Селекторная кнопка | | |
|Комбинированный | |Контрольный индикатор |
|список | |Список |
| | | |
|Диаграмма | |Подформа/подотчет |
|Рамка несвязанного | |Рамка связанного объекта |
|объекта | | |
| | |Прямоугольник |
|Линия | |Командная кнопка |
|Конец страницы | | |
| | |Блокировка |
|Конструктор | | |
|управления | | |

Для изменения стандартных значений характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно маркировав настраиваемый элемент. Окно характеристик видно на экране при установленной опции View/Properties. Размер элемента и его местоположение можно изменить
“прямо на месте”, перемещая с помощью мыши весь элемент или его размерные манипуляторы.

Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей таблице. С помощью зависимого (связанного) управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать их в отчете.

Связывание управляющего элемента можно выполнить одним из двух способов:
Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, то следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция View/Field List. правляющий элемент, изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которым он связан. Для выполнения связывания следует отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента (но не поля названного данного управляющего элемента), и затем отпустить кнопку мыши.Access создает для каждого поля, выбранного в списке полей, связанный управляющий элемент (текстовое поле).
Если задним числом необходимо связать с полем уже имеющийся, несвязанный управляющий элемент, то это можно выполнить с помощью окна характеристик.В этом окне после маркирования управляющего элемента в прототипе отчета перечислены характеристики этого элемента. При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения характеристики ControlSource выполняется связывание.

Вы можете распечатать отчет посылая его прямо на принтер или пересылая его в файл, который Вы распечатаете позже.

Печать на принтер:
Откройте отчет в любом режиме.
Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.
Выберите опции:
-All распечатка полного отчета
-Selection распечатка выборочной области
-Pages распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.
В строке Print Quality (качество печати) выберите соответствующую опцию.Они будут зависить от драйвера принтера.
Для установки числа копий введите номер в строку Copies.
После установки всех необходимых опций нажмите OK.

Если принтер Вам недоступен Вы можете переслать отчет в файл.
Откройте отчет в любом режиме.
Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.
Выберите опции:
-All распечатка полного отчета
-Selection распечатка выборочной области
-Pages распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.
Активизируйте строку Print To File.
Нажмите OK. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print To File.
Напечатайте имя файла назначения и нажмите OK.

Вы можете сохранить отчет двумя способами:

Сохраняя только его проект, структуру отчета, без данных.
В меню File выберите директиву Save.
Если отчет не был назван, напечатайте имя в строке Report Name.
Нажмите OK.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: сочинения 4, реферат влияние на человека реферат древняя культура.





Предыдущая страница реферата | 2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12 | Следующая страница реферата