Предыдущая страница реферата | 3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13 | Следующая страница реферата

«Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».

Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определённому условию, и временно скрыть все остальные записи используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации.

Создание баз данных в EXCEL. Размер базы данных. Сохранение базы данных.

Размер баз данных в Excel ограничен числом строк на рабочем листе

– 65536. Несмотря на эти и другие ограничения, средства управления данными в Excel – это мощный инструмент для создания небольших баз данных и работы с выборкой записей из крупных баз данных.

При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных, необходимо соблюдать два правила:

- Пустая строка указывает на окончание базы данных. Не оставляйте пустых строк между заголовками столбцов и записями данных.

- Имена полей располагаются в верхней части столбцов.

Любой ранее созданный рабочий лист можно использовать как базу данных, хотя может возникнуть необходимость в удалении или добавлении строк или в редактировании заголовков столбцов, чтобы удовлетворить этим требованиям.

Ввод данных с помощью формы базы данных.

В Excel предусмотрено мощное, удобное и в то же время простое средство для облегчения ввода в базу данных – форма ввода данных. Для того, чтобы воспользоваться формой данных: 1) выделите диапазон базы данных. 2) выберите команду меню «Данные», «Форма». Откроется диалоговое окно с именем рабочего листа, на котором находится база данных. 3) С помощью полосы прокрутки выберите запись, которую необходимо отредактировать или удалить. 4) Нажмите кнопку «Удалить», если необходимо удалить запись. 5)

Нажмите кнопку «Добавить», если нужно создать новую запись. При этом поля ввода очистятся, и в них можно будет ввести данные. 6) Если необходимо внести данные в область критериев, нажмите кнопку «Критерии».

Для возврата к вводу в область базы данных нажмите кнопку «Форма». 7) С помощью кнопок «Назад» и «Далее» можно переходить на предыдущую и последующую записи соответственно. 8) По окончании ввода нажмите кнопку

«Закрыть».

Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной базы после поиска.

Откройте в меню «Data» подменю «Filter» и включите в нем опцию

«AutoFilter». В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что список был профильтрован по указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному, полному списку, то нужно выбрать опцию «All» в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.

Сортировка базы данных.

Для сортировки информации базы данных сначала выберите все ячейки, а затем дайте команду «Данные» «Сортировка». Программа Excel выберет данные из базы и откроет диалоговое окно «Сортировка диапазона».

Excel выбирает ячейки во всех направлениях от активной ячейки, пока не обнаружит пустую строку или столбец. Просмотрев верхнюю строку базы данных, программа либо решит, что она представляет собой запись и включит её в выборку, либо сочтёт, что это строка заголовков столбцов.

Последняя часть диалогового окна «Сортировка диапазона» позволяет исправить ошибочный выбор, прямо указав, существует ли строка заголовков. Можно также сортировать базу данных с помощью кнопок сортировки на панели инструментов «Стандартная». Выбрав отдельную ячейку в столбце, по которому требуется сортировка, щёлкните на кнопке

«Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».

Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определённому условию, и временно скрыть все остальные записи используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: энергия реферат, диплом управление.





Предыдущая страница реферата | 3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13 | Следующая страница реферата