| | |
|Содержание | |
| | |
|Введение............................................................|8 |
|.................................................................. | |
|1. Концепция построения систем автоматизации | |
|документооборота....................................................|9 |
|........................................................ | |
|2. История развития систем |10 |
|документооборота................................................... | |
|3. Что есть |11 |
|документ?...........................................................| |
|.......................................... | |
|3.1. Взаимосвязи |13 |
|документов..........................................................| |
|................................ | |
|3.2. Немного из практики работы |13 |
|канцелярии..........................................................| |
|.... | |
|4. Что такое |15 |
|документооборот?....................................................| |
|.............................. | |
|4.1. Стоимость хранения |16 |
|информации..........................................................| |
|................. | |
|4.2. Стоимость (время) поиска необходимой |16 |
|информации.......................................... | |
|4.3. Стоимость коллективного использования |16 |
|информации....................................... | |
|4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места | |
|к |16 |
|другому.............................................................| |
|.............................................................. | |
|5. Основы организации |17 |
|документооборота....................................................| |
|........ | |
|5.1. Канцелярия и архив |17 |
|организации.........................................................| |
|................... | |
|5.2. Канцелярия и документооборот уровня |18 |
|отдела..................................................... | |
|6. Психология |20 |
|документооборота....................................................| |
|.......................... | |
|7. Общие требования к системе |21 |
|документооборота............................................ | |
|7.1. |21 |
|Масштабируемость....................................................| |
|............................................... | |
|7.2 |21 |
|Распределенность....................................................| |
|................................................... | |
|7.3. |21 |
|Модульность.........................................................| |
|..................................................... | |
|7.4. |21 |
|Открытость..........................................................| |
|....................................................... | |
|8. Задачи, решаемые системами |22 |
|документооборота........................................... | |
|8.1. Задачи статических |23 |
|архивов.............................................................| |
|........................ | |
|8.1.1 Организация хранения электронных |23 |
|документов................................................ | |
|8.1.2. Принципы управления |23 |
|хранением...........................................................| |
|............. | |
|8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических |24 |
|документов..................... | |
|8.1.4. Организация поиска |24 |
|документов..........................................................| |
|................ | |
|8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и| |
|аудита |25 |
|работы..............................................................| |
|.................................................................. | |
|8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, | |
|которые порождают |25 |
|документ............................................................| |
|........................................... | |
|8.1.7. Поддержка аннотирования |25 |
|документа...........................................................| |
|...... | |
|8.2. Дополнительная функциональность динамических |26 |
|архивов............................... | |
|8.2.1. Поддержка коллективной работы с |26 |
|документом................................................ | |
|8.2.2. Поддержка составных |26 |
|документов..........................................................| |
|............. | |
|8.2.3. Поддержка распространения опубликованных |26 |
|документов.............................. | |
|8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к |26 |
|документу....... .................. | |
|8.3. Пограничные |26 |
|задачи..............................................................| |
|................................... | |
|8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную |26 |
|форму..................................... | |
|8.3.2. Подготовка обработки |27 |
|документа...........................................................| |
|............. | |
|8.3.3. Обработка |28 |
|документа...........................................................| |
|.................................. | |
|8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля |29 |
|исполнения................. | |
|8.4.1. Свободная |30 |
|маршрутизация.......................................................| |
|............................. | |
|8.4.2. Системы электронной |30 |
|почты...............................................................| |
|................. | |
|8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем |30 |
|исполнения................... | |
|8.4.4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с | |
|контролем исполнения (жесткая |31 |
|маршрутизация)......................................................| |
|.. | |
|9. Два подхода к организации хранения электронных | |
|документов..........................................................|33 |
|............................................................... | |
|9.1. О |33 |
|стандартах..........................................................| |
|.................................................... | |
|10. Модель |35 |
|документооборота....................................................| |
|................................ | |
|10.1. Эволюция |37 |
|модели..............................................................| |
|...................................... | |
|10.2. Модель и типы |39 |
|собственности.......................................................| |
|........................ | |
|10.3. Что же из всего этого |40 |
|следует?............................................................| |
|.................. | |
|10.4. Один пример из жизни |40 |
|предприятия.........................................................| |
|............ | |
|11. Пример построения документооборота на основе программы | |
|Staffware...........................................................|42 |
|....................................................................| |
|11.1. Архитектура |42 |
|Staffware...........................................................| |
|................................. | |
|11.2. Возможности |44 |
|настройки...........................................................| |
|.............................. | |
|11.2.1. Описание |44 |
|бизнес-процедур.....................................................| |
|............................ | |
|11.2.2. |45 |
|Конструкторы........................................................| |
|............................................... | |
|11.2.3. |47 |
|Макрокоманды........................................................| |
|.............................................. | |
|11.3. Взаимодействие с внешним |48 |
|миром...............................................................| |
|........ | |
|12. Проблемы внедрения систем электронного |50 |
|документооборота.............. | |
|12.1. Проблема |50 |
|информированности...................................................| |
|........................... | |
|12.2. Организационные |50 |
|проблемы............................................................| |
|...................... | |
|12.3. Психологические |50 |
|проблемы............................................................| |
|....................... | |
|12.4. Проблема |51 |
|кадров..............................................................| |
|....................................... | |
|12.5. Делать самим или использовать готовые |51 |
|системы?............................................ | |
|Заключение..........................................................|53 |
|............................................................... | |

Введение

Целью данного дипломного проекта является рассмотрение основных принципов и решений в разработках систем компьютерного ведения документов.
Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает практика крупным организациям довольно трудно определиться в выборе нужной модели документооборота. Данная работа должна помочь сореинтироваться будущим пользователям в выборе предлагаемых продуктов и технологий для дальнейшего их эффективного использования и получения максимальной выгоды.
Для этого будут рассмотрены главные составляющие при построении и внедрении системы автоматического документооборота и приведены примеры.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность различных организаций в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

1. Концепция построения систем автоматизации документооборота

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия. В данной работе представлено описание концепции, которую можно взять на вооружение компаниям, имеющим достаточный опыт автоматизации документооборота в организациях различных форм собственности.

Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п; сократить время на передачу документов между исполнителями.

Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними.

2. История развития систем документооборота

Системы документооборота берут свое начало в конце прошлого века с появлением фотоаппарата, когда стало возможно создавать уменьшенные копии документов. Шпионские технологии были конверсированы и стали применяться для создание микрографических архивов документов. Микрофиша дала реальный, качественный прорыв в стоимости хранения и копирования документов, но с точки зрения скорости поиска и коллективного использования документов все осталось на уровне бумажных документов. Появление компьютерных систем с коллективным доступом позволило достигнуть прорыва и в этих областях.
Произошла трансформация от микрографических документов к электронным образам бумажных документов, от микрографических систем к так называемым imaging-системам. Расширенная система поиска, возможность получать доступ к одному документу нескольким пользователям одновременно, возможность удаленной и распределенной работы при сохранении незначительной стоимости хранения и копирования информации предопределило тенденцию замены микрографических документов на электронные. С течением времени усложнялось оборудование и программное обеспечение, появлялись все более скоростные и неприхотливые к качеству бумажного документа сканеры, специальные платы, позволяющие ускорить процесс печати, просмотра и сканирования образов документов, появились оптические и магнитооптические роботизированные библиотеки. Imaging-системы дали толчок для развития систем распознавания машинописных и рукописных символов, тогда же появились первые workflow- системы, предназначенные для организации процесса ввода бумажных документов в систему хранения. В дальнейшем workflow-системы были распространены на офисную деятельность предприятий.

В начале 90-х годов появился новый класс систем, предназначенных для управления электронными документами, отличными от их образов. В основном это были файлы текстовых процессоров и запросы на такого рода решения в основном приходили от федеральных агенств и юридических компаний. Так появился новый класс систем, названный системами управления документами.
Развитие функциональности, добавление функций работы с образами документов привело к тому, что современные системы управления документами перекрывают по функциональности imaging-системы при приблизительно в два раза меньшей стоимости. Кроме функций хранения и поиска, присущих imaging-системам, в системах управления документами появились функции контроля жизненного цикла документа - в отличии от своих предшественников, системы управления документами предназначены для работы с динамическими документами.

3. Что есть документ?

Документ - слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку. В общем случае обойтись без документов пока нельзя. Устная речь позволяет ускорить процесс передачи информации, но повышает степень неопределенности. С другой стороны, не следует и излишне фетишизировать документ, называя его интегрирующим звеном в работе корпорации. Сам по себе документ, независимо от того, обычная ли это бумага или электронный бланк, проблем корпорации не решает - первичны бизнес- процессы и четкий контроль за выполнением проектом.

Бюрократическая технология - это технология взаимодействия людей, служб и подразделений внутри и вне организации. Не будет технологии - возникнет анархия. Если работник не знает что ему надо делать, он делает то, что считает нужным, а не то, что требует тот или иной бизнес-процесс предприятия. Сама бюрократия неизбежна, опасность представляет отрыв реальных целей предприятия от работы текущей системы документооборота.
Собственно документооборот может быть двух типов:

. универсальный - автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом;

. операционный - ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними. Любой опытный менеджер может подтвердить, что работа не по регламенту порой отнимает намного больше времени, чем собственно производственная деятельность. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространения, а также запутанный порядок их прохождения могут существенно усложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации. Если учесть, что сегодня, в период конкуренции и активной борьбы за рынки сбыта, ошибки в деятельности корпорации могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству то, как говорится "лучше два раза вспотеть, чем один раз покрыться инеем". В этом смысле современная ситуация мало чем отличается от атмосферы, царившей в режимных почтовых ящиках. Одним из методов были нравоучения типа "так делать нельзя", однако сложившаяся сегодня этика и относительно доброжелательная атмосфера в компаниях не всегда согласуется с применением подчас грубых методов обучения. Выход может быть только один - установление и соблюдение регламента работы для каждого сотрудника, что вполне реально сегодня при органичном внедрении систем автоматизации с учетом бизнес - процессов предприятия.

Практически на всех предприятиях и во всех организациях существуют канцелярии. Их название варьируется - это может быть общий отдел, управление делопроизводства и т. д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия. Основная задача, которую выполняет данное подразделение, - это регистрация всех входящих документов и контроль за их исполнением. Кроме центрального документооборота крупного предприятия существуют специализированные документооборот в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т. д. Несмотря на общность подходов к автоматизации системы документооборота на каждом предприятии, специализирующимся на своем конкретном бизнесе, имеется определенная специфика, без учета которой трудно реализовать и внедрить оптимальное решение.

Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много
- на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600. В то же время, с точки зрения канцелярии, основных типов документов бывает весьма немного - всего три:

. Входящие. Это документы от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки.

. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов, например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу... в срок до...".

. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию - это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.