Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата

. Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.

4.1. Стоимость хранения информации

-прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.
4.2. Стоимость (время) поиска необходимой информации

- определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска.
Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.
4.3. Стоимость коллективного использования информации

- определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому

Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными.
Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным.
По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами.

5. Основы организации документооборота

Перечислим теперь основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но, как показывает практика, они достаточно часто нарушаются.

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаще всего.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.
Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию.
Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины система документооборота на предприятии не должна заканчиваться на ответственных исполнителях - система автоматизации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений предприятия.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.

На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

5.1. Канцелярия и архив организации

Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив организации, структура которого определяется текущими правилами ведения архивов (рисунок 3). Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Для больших дел вводятся несколько томов. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.
[pic]
Рисунок 3.

Структура архива организации.

Дела в архив передаются из канцелярии или отдельно (по томам), или целиком по окончанию года. В любом случае в конце года дело закрывается.
При этом проверяются полный перечень документов в деле, их разбивка по томам. После этого готовится опись дел, в которой указывается список дел
(по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.

Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50, 75 лет. После истечения срока хранения дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив. Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое - в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.

5.2. Канцелярия и документооборот уровня отдела

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией.
Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. На уровне подразделений система автоматизации документооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела. Требование к системе автоматизации документооборота уровня отдела - простота использования и ее органичное слияние со средствами разработки документов: текстовыми процессорами, электронными таблицами и т. д.

6. Психология документооборота

Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной работы не только внутри корпорации, но и слаженного взаимодействия с уже существующими информационными системами предприятия. По существу, документооборот - это сплав из хранилища фактов и полнотекстовых источников информации, а также регламента движения всего этого хозяйства.

В зависимости от отправной точки можно выделить три разных направления автоматизации документооборота:

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: реферат мыло, служба реферат.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата