Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата

Документы каждого из этих типов могут быть достаточны разнообразны: письма, распоряжения, циркулярные указания и т.п. Прежде всего все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером. Иногда для входящих документов используется однозначная их нумерация по исходящим номерам: контрагент, номер исходящего у контрагента, дата выпуска документа. Все уникальные номера должны проставляться системой автоматически.

Атрибуты документов у каждого заказчика свои, характерные только для него. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически у всех партнеров. К общим можно отнести:

. Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

. Источник документа (контрагент) - указывает на источник получения документа. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

. Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ

(для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только один.

В конкретных организациях атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Это накладывает достаточно жесткое требование на систему автоматизации деятельности общего отдела - быть легко настраиваемой на различные системы классификации документов.

3.1. Взаимосвязи документов

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие.
Наиболее типичный случай - входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения - как принадлежащие одной работе. В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаев направлены по принципу: "главный-подчиненный". Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы, посвященные одному вопросу.

3.2. Немного из практики работы канцелярии

Перейдем теперь от статики к динамике документов - вместе с самими документами рассмотрим процессы их обработки. Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов (рисунок 1).
Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов - проверяет кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.
[pic]
Рисунок 1.

Процесс прямой обработки входящего документа.

Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит "Директорам предприятий..."). Такие документы характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов).

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание такой системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

Попробуем теперь оценить объемы документооборота. Например, через канцелярию центрального офиса одного из крупных банков за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого, еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализованно в подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в канцелярии хранится в течение 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% - 5 лет. Тексты документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год. Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.

Карточка документа занимает примерно 2 Кбайт, еще 1 Кбайт занимает индекс. Таким образом, для одного документа на диске требуется 3 Кбайт.
Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка документа хранится в течение 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0,5 до 1 Мбайт памяти на диске.

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы.

. Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.

. Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

4. Что такое документооборот?

Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 2). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.
[pic]
Рисунок 2.

Типы документов и их взаимодействие.

. Бумага.

. Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: реферат мыло, служба реферат.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата