Предыдущая страница реферата | 13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23 | Следующая страница реферата

Если станет возможным передача документов по сети, то можно будет передавать между подразделениями такие виды документов как: приказы, служебные записки, различные отчеты.

Если организовать движение документов по сети то затраты, которые будут приходиться на использование сети, составят:

- затраты на подключение и установку (но у всех подразделений сеть уже установлена и никаких затрат в связи с этим не предвидится);

- набор текста, сканирование и т.п. включены в заработную плату сотрудников университета;

- распечатка, при необходимости нахождения документа в подразделении;

- стоимость прикладной программы.

Возможны затраты с течением времени, в связи с устареванием оборудования морально и физически.

В последнее время особой популярностью пользуются автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота в университете, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причинам, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещения бумаг. Если университетская сеть будет использоваться для автоматизации документооборота, то возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация). Фирмами, занимающимися изготовлением пакетов прикладных программ, были разработаны программы: компания Action Technologies разработала пакет управления документооборотом Action Work Flow и Staff Ware.

С помощью Action Work Flow можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов, корреспондентов, назначить время работы, просмотреть статус работ (получено/прочитано/выполнено/ и т.д.).
Вторая система Staff Ware работает по технологии “клиент-сервер”. Она поддерживает коллективную работу с множеством заданий, большого числа исполнителей, обеспечивает динамическое управление и контроль исполнения работ, совместимость с разными приложениями по Windows.

Наряду с информационным моделированием должно проводится и функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота.
Комбинация методов и средств офисной автоматизации обеспечивает комплексную автоматизацию управленческой деятельностью.

3.5. Архивное хранение документов.

Все образующиеся на факультете документы подразделяются на дела. одно дело объединяет все документы за 1 год работы по тому или иному пункту номенклатуры дел. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц (для больших дел вводятся несколько томов). Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам.

Дела в архив передаются непосредственно из подразделения (деканата, кафедры). Дела закрываются в конце года. Сроки хранения дел указаны в номенклатуре дел. После истечения срока хранения дела, дело из архива университета передается на хранение в государственный архив. весь этот процесс оформляется соответствующими актами.

Оригиналы приказов, сопровождающие их документы (заявления, копии документов, представления, служебные записки и т.д.) передаются в архив университета ежегодно, непосредственно из канцелярии. После окончания учебного года (после защиты выпускников) карточки студентов с копиями выписок к диплому и копией диплома складываются в алфавитном порядке и передаются также в архив. После завершения работы ГЭК протоколы заседаний государственной экзаменационной комиссии ( по специальностям) сдаются в архив из деканата, вместе с отчетами. протоколы заседаний совета факультета и материалы к ним, а также годовые планы работ совета факультета сдаются в архив Ученым секретарем, ведущим эти документы.

В затраты архива, по хранению сдаваемых ему документов, входит содержание площадей (ремонт), изготовление стилажей, а также заработная плата сотрудников и стоимость химических средств, необходимых для проведения уборок.

Если станет возможным совершать документооборот (большую его часть) по компьютерной сети университета, то встанет вопрос о хранении документов на электронных носителях.

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами.
Электронные документы – это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.

Система построена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server.

Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows
NT.

Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action
DocRoute и WorkRoute.

Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и
Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД
Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и “компактный” способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.

К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.

В настоящее время архив университета (находятся в корпусе «Г») располагает площадью примерно 70 м2. На этой площади находится около 10 стилажей, а сама она делится на две комнаты - 55 м2 и 15 м2. Освещение в помещении смешанное - дневной свет и люминистцентный. Отопление центральное.

ПЭВМ в архиве нет, естественно нет и компьютерной сети.

К документам сдаваемым в архив, относятся дела требующие постоянного хранения:

- учебные карточки студентов;

- протоколы заседаний Ученого совета факультета и материалы к ним;

- годовые планы работ совета факультета;

- протоколы заседаний ГЭК;

- отчеты ГЭК;

- планы работы кафедр;

- протоколы заседаний кафедр.

Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, а требуют непосредственно физического нахождения. Поэтому в архиве необязательно иметь компьютер с университетской компьютерной сетью.

Все же остальные документы указанные в номенклатуре дел могут передаваться по организованному электронному документообороту. Они должны храниться, установленный в номенклатуре дел период, в том подразделении где они находятся. Исходя из этого электронный архив может быть создан на одном из имеющихся серверов в вычислительном центре ( т.к. к сети подключены практически все подразделения) или хранится в самом подразделении. Это значительно сократит занимаемые площади бумажными документами.

Для того чтобы организовать электронный архив нужно приобрести программный продукт и получится, что затраты на это составят:
. стоимость программного продукта;
. установка программы на сервер и на компьютеры, находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети;
. обучение работы с программой.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные в работе исследования позволили сформулировать определенные выводы и получить ряд результатов.
1. К подразделениям, образующим документооборот на факультете относятся деканат, кафедры, отдел кадров, учебное управление, бухгалтерия, второй отдел и т.д. практически все документы, издающиеся в них и поступающие к ним проходят через канцелярию.
2. Документы участвующие в документообороте делятся на внутренние, входящие и исходящие.
3. В процессе деятельности факультета появляются приказы, служебные записки, отчеты, заявления, указания, протоколы, постановления. Также документооборот составляют учебные карточки студентов, личные дела, экзаменационные ведомости и т.п.
4. При создании и движении документа он проходит следующие стадии:

- изготовление;
- подписание (согласование);
- размножение; - распределение по подразделениям; - регистрация и подшивка.
5. Служебные документы, возникающие в процессе деятельности факультета требует правильного распределения, в соответствии с номенклатурой дел.
6. В университете существует сеть к которой подключены практически все подразделения ТРТУ. На факультете сеть используется в основном в учебных целях.
7. Сейчас затраты на документооборот составляют стоимость бумаги, картриджей, порошка на заправку картриджей.
8. Если организовать движение документов (которые можно перенести на электронный носитель) по сети, то затраты составят стоимость распечатки документа, физическое нахождение которого станет необходимым. Так как практически все подразделения подключены к сети, то не нужно тратить средства на подключение и установку сети, но нужно будет затратить сумму на приобретение программы электронного документооборота.
9. К документам сдаваемым в архив, относятся дела требующие постоянного хранения:

- учебные карточки студентов;

- протоколы заседаний Ученого совета факультета и материалы к ним;

- годовые планы работ совета факультета;

- протоколы заседаний ГЭК;

- отчеты ГЭК;

- планы работы кафедр;

- протоколы заседаний кафедр.

Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, а требуют непосредственно физического на хождения. Поэтому в архиве необязательно иметь компьютер с уни- верситетской компьютерной сетью.
10. Все документы, не требующие постоянного хранения могут передавать- ся по электронному документообороту и следовательно должны будут храниться в электронном архиве.
11. Затраты на организацию электронного архива составят: стоимость про- граммного продукта, установка программы на сервер и на компьютеры, находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети, об- учение работы с программой.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:
| |Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы |
| |(на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 1996. |
| |Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.- М., |
| |ИНФРА-М, 1997. |
| |В помощь машинистке, секретарю, стенографистке: Практ. пособие.-М.: |
| |Высш.шк., 1990.-303 с.: ил. |
| |Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах |
| |обработки данных.- М., Энергоатомиздат, 1994. |
| |ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и |
| |определения. - М., Издательство стандартов, 1983. |
| |ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная |
| |система организационно-распорядительной документации. Требования к |
| |оформлению документов.-М., Издательство стандартов, 1997. |
| |Государственная система документационного обеспечения управления. |
| |Основные положения, Общие требования к документам и службам |
| |документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991. |
| |Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: |
| |Изд-во “Юридический колледж МГУ”, 1994. - 85 с. |
| |Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное |
| |пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Издательство |
| |ЭКМОС, 1998. - 208 с. |
| |Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М., Экономика, |
| |1991. |
| |Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224с.|
| |Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: |
| |Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.|
| |- 272 с. |
| |Ланкастер Ф. Информационно-поисковые системы. - М., Мир, 1972. - 310 |
| |с. |
| |Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: |
| |ИНФРА-М, 1998, 575 с. |
| |Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде |
| |Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14 с. |
| |Секретарское дело: Практ. пособие. - М.: Высш.шк.., 1989. - 383 с.: |
| |ил. |
| |Стандарт предприятия . Порядок подготовки, согласования и издания |
| |приказов, указаний и других организационно-распорядительных |
| |документов. СТП 2069131-01-98. 1998. |
| |Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 1995. |
| |Сэлсон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации. - |
| |М., Советское радио, 1973. - 560 с. |
| |Устав Таганрогского государственного радиотехнического университета. |
| |Таганрог. 1997. - 39с. |
| |Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации: Учебное пособие.|
| |- М., ИПКИР, 1994. |
| |Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. |
| |Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В.М. |
| |Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991. |
| |Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. - М., Ось-89, 1996. |

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: фонды реферат, шпоры.





Предыдущая страница реферата | 13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23 | Следующая страница реферата