Предыдущая страница реферата | 13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23

|Наименование |Назначение |Виды документов |Органы |
|системы | | |участвующие в их |
|документации | | |составлении |
|1 |2 |3 |4 |
|Организационн|организация |устав организации; положения об организации и о |руководство |
|о-правовая |системы и |структурных подразделениях, коллегиальных и |учреждения или |
|документация |процессов |совещательных органах учреждения; регламенты работы |подразделения |
| |управления |коллегиальных и совещательных органов, аппарата | |
| | |управления или руководства; штатное расписание, | |
| | |инструкции по отдельным видам деятельности, | |
| | |нуждающимся в регламентации (например, инструкция по | |
| | |документационному обеспечению); должностные инструкции| |
| | |работникам, правила, памятки и др. | |
|Плановая |формулирует |план; перспективный план; программа; график; схема; |руководство |
|документация |основные |генеральная схема |организации |
| |направления и | | |
| |общее содержание | | |
| |работ | | |
|Распорядитель|регулирование |Коллегиальное принятие решения - постановления и |Коллегиальное |
|ная |деятельности и |решения; |принятие решения; |
|документация |деятельности, |Единоличное принятие решения - приказы, указания, |Единоличное |
| |входящих в его |распоряжения |принятие решения |
| |систему | | |
|Справочная |содержит |акты; справки; докладные записки; переписка и др. |от нижестоящего |
|документация |объективную и | |работника к |
| |достоверную | |вышестоящему |
| |информацию | | |
|Отчетная |позволяет |отчет или справка отчетного характера |структурные |
|документация |сопоставлять | |подразделения |
| |полученные | | |
| |результаты с | | |
| |показателями, | | |
| |намеченными планом| | |
| |или программой | | |

Приложение № 2

Таблица 1 Требования к оформлению документов
|01 - |Помещают на бланках документов в соответствии с |
|Государственный |положением о Государственном гербе Российской |
|герб Российской |Федерации. |
|Федерации; | |
|02 - герб субъекта |Помещают на бланках документов в соответствии с |
|Российской |правовыми актами субъектов Российской Федерации |
|Федерации; | |
|03 - эмблема |Помещают на бланках в соответствии с уставом |
|организации или | |
|товарный знак (знак| |
|обслуживания); | |
|04 - код |Проставляют по Общественному классификатору |
|организации; |предприятий и организаций |
|05 - код формы |Проставляют по общественному классификатору |
|документа; |управленческой документации |
|06 - наименование |Наименование организации, являющейся автором |
|организации; |документа, должно соответствовать наименованию, |
| |закрепленному в ее учредительных документах. |
| |Над наименованием организации указывают сокращенное, а|
| |при его отсутствии - полное наименование вышестоящей |
| |организации |
|07 - справочные |Включают: почтовый адрес; номера телефонов и др. |
|данные об |сведения по усмотрению |
|организации; | |
|08 - наименование |Название документа должно присутствовать на любом |
|вида документа; |документе, кроме письма. Название документа |
| |определяется составителем документа, исходя из |
| |назначения и содержания последнего. В зависимости от |
| |названия документа выбирается нужная форма изложения |
| |текста, определяются характер и степень обязательности|
| |реализации его содержания. |
|09 - дата |Датирование документа обязательно для придания ему |
|документа; |юридической силы. Датой документа является дата его |
| |подписания, утверждения или события, которое |
| |зафиксировано в документе, например: в актах, |
| |протоколах. Датой вступления распорядительных |
| |документов в силу считается дата их доведения до |
| |адресата, если в самом документе не указан иной срок. |
|10 - |Состоит из его порядкового номера, который можно |
|регистрационный |дополнять по усмотрению организации индексом дела по |
|номер документа; |номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, |
| |исполнителях и др. |
|11 - ссылка на |Включает регистрационный номер и дату документа |
|регистрационный |включает регистрационный номер дату документа, на |
|номер и дату |который дается ответ |
|документа; | |
|12 - место |Место составление или издания документа указывают в |
|составления или |том случае, если затруднено его определение по |
|издания документа; |реквизитам “Наименование организации” и “Справочные |
| |данные об организации”. Место составления или издания |
| |указывают с учетом принятого |
| |административно-территориального деления, и оно |
| |включает только общепринятые сокращения. |
|13 - гриф |Проставляют без кавычек на первом листе документа, и |
|ограничения доступа|его можно дополнять данными, предусмотренными |
|к документу; |законодательством об информации, отнесенной к |
| |государственной тайне и конфиденциальной информации |
| | |
| |Продолжение таблицы 1 |
|14 - адресат; |В качестве адресата могут быть организации, их |
| |структурные подразделения, должностные и физические |
| |лица. |
|15 - гриф |Документ утверждается должностным лицом или специально|
|утверждения |издаваемыми документами. При утверждении документа; |
|документа; |- должностным лицом гриф утверждения документа должен |
| |состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), |
| |наименования должности лица, утверждающего документ, |
| |его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. |
| |- постановлением, решением, приказом, протоколом гриф |
| |утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек),|
| |наименования утверждающего документа в именительном |
| |падеже, его даты и номера |
| |Располагается в правом верхнем углу документа. |
|16 - резолюция; |Пишется на документе соответствующим должностным лицом|
| |и включает фамилии исполнителей, содержание поручения,|
| |срок исполнения, подпись и дату |
|17 - заголовок к |Включает краткое содержание документа. Заголовок |
|тексту; |согласуется с наименованием вида документа |
|18 - отметка о |Отметка о контроле за исполнением документа, которую |
|контроле; |обозначают буквой “К” или штампом “Контроль” |
|19 - текст | Текстом документа является выраженное средствами |
|документа; |делового языка содержание каких-либо действий или |
| |событий. Его содержание должно быть увязано с ранее |
| |изданными по данному вопросу документами. Текст |
| |документа составляется на основе унифицированных форм,|
| |унифицированных сборников текстов (письмовников), |
| |типовых нормативных документов, определяющих |
| |содержание конкретных документов. |
| |Тексты документов оформляются в виде связного текста, |
| |анкеты, таблицы или соединения этих форм. Типовой |
| |сплошной связный текст составляется на основе |
| |трафаретов, содержащих постоянную информацию и |
| |пропуски для внесения переменной информации. |
|20 - отметка о |Оформляют следующим образом: |
|наличии приложения;|Приложение на 5 л. в 2 экз. |
|21 - подпись; |Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, |
| |подтверждающим ответственность подписавшего за все в |
| |нем изложенное. Подпись придает документу юридическую |
| |силу. Документ подписывается руководящими работниками |
| |организации или другими должностными лицами в |
| |соответствии с их компетенцией, установленной |
| |действующим законодательством или иными правовыми |
| |актами. |
|22 - гриф | |
|сог.док-та; | |
|23 - визы |Согласование является способом предварительного |
|согласования |рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения|
|документа; |оптимальности намеченных решений, соответствия |
| |предполагаемых решений положениям действующего |
| |законодательства, а также правовым актам, определяющим|
| |компетенцию организации, издающей документ. Виза |
| |должна включать личную подпись визирующего и дату |
| |визирования, которые могут дополняться наименованием |
| |должности и расшифровкой подписки визирующего |
| | |
| |Окончание таблицы 1 |
|24 - печать; |На документах, требующих дополнительного удостоверения|
| |подлинности, ставится оттиск печати. В государственных|
| |организациях применяют гербовую печать и печать |
| |организации. В негосударственных организациях — печать|
| |организации. |
|25 - отметка о |При изготовлении копии текст документа должен |
|заверении копии; |воспроизводиться полностью, включая элементы бланка. |
| |Копия документа должна быть заверена подписью |
| |руководителя организации или уполномоченного на это |
| |должностного лица, например: "Верно". |
|26 - отметка об |Включает фамилию исполнителя документа и номер его |
|исполнителе; |телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне|
| |последнего листа документа в левом нижнем углу. |
|27 - отметка об |Отметка об исполнении документа и направлении его в |
|исполнении |дело свидетельствует о том, что все поставленные в |
|документа и |документе вопросы решены. По каждому документу должно |
|направлении его в |быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен |
|дело; |ответ, то к документу прилагается копия ответа. |
|28 - отметка о |Содержит порядковый номер и дату поступления документа|
|поступлении | |
|документа в | |
|организацию; | |
|29 - отметка для |Может включать имя файла, код оператора, а также |
|автоматического |другие поисковые данные, устанавливаемые в организации|
|поиска документа | |

Приложение № 3

Таблица 2 Список работ выполняемых деканатом ФЭМП
|№ |Наименование выполняемых работ |Срок |
|п/п| |выполнения |
| |Помощь секретарю совета ФЭМП в подготовке к |Ежемесячно |
| |совету: | |
| |а)явочный лист; | |
| |б)повестка дня для всех членов совета; | |
| |в)выписки из протоколов. | |
| |Подготовка к новому учебному году. | |
| |Заключение контрактов на обучение. |июль-август |
| |Оформление контрактов | |
| |Предоставление общежития(рассмотрение |до 01.09 |
| |заявлений, подготовка приказа) | |
| |Ввод данных по общежитию в базу данных | |
| |Подготовка приказов на восстановление |до 30.08 |
| |студентов из академического отпуска | |
| |(определение списка дисциплин по которым | |
| |возникли задолженности из-за различия в | |
| |учебных планах) | |
| |Прием дел (учебных карточек) студентов на 3|до 15.09 |
| |курс ФЭМП из деканата ЕГФ. Подготовка | |
| |приказа о переименовании групп | |
| |Формирование уточненного контингента |15.09 |
| |студентов согласно приказам (внесение | |
| |изменений в книгу движения контингента и | |
| |карточки студентов) | |
| |Ввод изменений по движению контингента в | |
| |компьютер. | |
| |а)Восстановление из академического отпуска | |
| |б)Перевод с других специальностей | |
| |в)Перевод из других вузов | |
| |г)Перевод из группы в группу | |
| |д)Изменение фамилии | |
| |е)Назначение (изменение) старост в группах | |
| |ж)Предоставление академического отпуска | |
| |з)Отчисление задолжников | |
| |Отчет ЗНК по контингенту ФЭМП в учебное |до 20.09 |
| |управление | |
| |Распечатка и сдача в канцелярию контингента |до 25.09. |
| |ФЭМП в 11 экз. | |
| |Распечатка алфавитных списков студентов |до 27.09. |
| |Подготовка и уточнение учебных планов |до 10.09. |
| |специальностей на новый учебный год | |
| |а)распечатка учебных планов специальностей | |
| |Подключение к международной сети INTERNET | |
| |Подготовка учебных планов аспирантов | |
| |Сбор информации о хоздоговорных госбюджетных| |
| |НИР | |
| |Отчеты факультета о хоздоговорных и | |
| |госбюджетных НИР | |
| |Продолжение |таблицы 2 |
| |Контроль за учебой аспирантов факультета | |
| |Участие в подготовке и работе СНТК, НТК,ППС| |
| |Подготовка приказов по ГЭК |до 01.12. |
| |Регистрация приказов в книге регистрации |по мере |
| |приказов Внесение изменений в соответствии с|поступления |
| |приказами в книгу движения контингента, в | |
| |карточки студентов,в базу данных | |
| |Выдача справок студентам |по |
| | |необходимости |
| |Выписка академических справок |по заявлению |
| |Восстановление дубликатов студенческих |по заявлению |
| |билетов, книжек, дипломов ( только во время | |
| |работы гос.комиссии) | |
| |Регистрация исходящих документов(письма, |по |
| |командировки и т.д.) Регистрация входящих |необходимости |
| |документов (письма и т.д.) | |
| |Выполнение распоряжений учебного отдела. |В соответств. |
| | |со служебными |
| | |указаниями |
| | |начальника уч.|
| | |отдела |
| |Подготовка к рейтинг-контролю осеннего | |
| |семестра | |
| |Распечатка рейтинг-листов , сводных | |
| |ведомостей за 2 недели до начала | |
| |промежуточного рейтинга осеннего семестра | |
| |(согласно приказа) для 3,4,5 курсов | |
| |соответственно | |
| |Оформление рейтинг-листов согласно | |
| |требованиям | |
| |Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и |за 1неделю до |
| |раздача ведомостей секретарям кафедр под |рейтинга |
| |роспись | |
| |Формирование предметов в базе данных на |за 1 неделю до|
| |осенний семестр согласно учебным планам |1-го |
| |курсов и специальностей. |рейтинг-контро|
| | |ля |
| |Фиксирование результатов рейтинг-контроля в |1 неделя после|
| |сводных ведомостях. Выявление задолжников |сдачи всех |
| | |ведомостей |
| |Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на|по |
| |3 дня до указанного срока) и регистрация в |необходимости |
| |книге регистраций направлений | |
| |Учет ликвидации задолженностей(согласно |по мере сдачи |
| |направлениям экзаменационным листам |немедленно |
| |пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов | |
| |Объявление для студентов о наличии | |
| |задолженностей на доске объявлений | |
| |Подготовка приказа на отчисление задолжников| |
| |и снятия со стипендии к ус тановленным | |
| |срокам согласно стандарта университета. | |
| |Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до | |
| |начала 2-й рейтинг-недели | |
| |Учет задолженностей по результатам 2го | |
| |рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 | |
| |курсов | |
| |Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер | |
| |Продолжение |таблицы 2 |
| |Допуск к сессии | |
| |Работа в период сессии | |
| |Подготовка экзаменационных ведомостей к |согласно |
| |каждому экзаменационному дню |расписанию |
| | |экзаменнов |
| |Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 | |
| |курсов по мере сдачи экзаменнационных | |
| |ведомостей в деканат. Ввод баллов и оценок в| |
| |базу данных | |
| |Отчет в УУ о задолженностях по факультету по| |
| |окончании сессии: | |
| |1) из базы данных количество задолженностей | |
| |по специальностям; по дисциплинам; | |
| |2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам. | |
| |Выдача направлений и фиксирование | |
| |результатов пересдач: | |
| |1. В сводных ведомостях 3,4,5 курсов | |
| |2. В базе данных | |
| |Подготовка приказа на отчисление по | |
| |результатам сессии | |
| |Сводка движения контингента ФЭМП за осенний | |
| |семестр. | |
| |Назначение стипендии по результатам сессии.| |
| |Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для| |
| |бухгалтерии на получение стипендии | |
| |Подготовка писем студентам - направленцам | |
| |предприятий | |
| |Работа с заявлениями студентов по оплате | |
| |проезда, материальная помощь,ошибки по | |
| |назначению стипендии.Подготовка приказа | |
| |Распечатка результатов сессии для каждого | |
| |студента и занесение их в учебные карточки | |
| |студентов. | |
| |Работа с выпускниками | |
| |Подготовка приказа на дипломирование | |
| |Сверка оценок в зачетках и карточках | |
| |(заполнение недостающих записей в за четках | |
| |согласно ведомостям) | |
| |Подготовка вкладышей в дипломы (с часами, | |
| |уточнение) - 2 экз. | |
| |Подготовка копий дипломов(2 экз.) | |
| |Подготовка книг протоколов ГЭК ( по | |
| |спец-тям) | |
| |Подготовка документов к каждому заседанию | |
| |ГЭК | |
| |Подготовка дипломов (выписка) | |
| |Подготовка выпускного приказа | |
| |Акт выдачи дипломов | |
| |Сдача в архив карточек, зачеток выпускников | |
| |Подготовка к рейтинг-контролю весеннего | |
| |семестра | |
| |Распечатка рейтинг-листов , сводных | |
| |ведомостей за 2 недели до начала | |
| |промежуточного рейтинга весеннего | |
| |семестра(согласно приказа) для 3,4,5 курсов | |
| |соответственно |таблицы 2 |
| |Продолжение | |
| |Оформление рейтинг-листов согласно | |
| |требованиям | |
| |Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и | |
| |раздача ведомостей секретарям кафедр под | |
| |роспись | |
| |Формирование предметов в базе данных на | |
| |весенний семестр согласно учебным планам | |
| |3,4,5 курсов и специальностей | |
| |Фиксирование результатов первого рей | |
| |тинг-контроля в сводных введомостях 3,4,5 | |
| |курсов | |
| |Выявление задолжников и вынесение списка | |
| |задолжников на доску объявлений | |
| |Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на| |
| |3 дня до указанного срока) и регистрация в | |
| |книге регистраций направлений | |
| |Учет ликвидации задолженностей(согласно | |
| |направлениям экзаменационным листам | |
| |пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов | |
| |Объявление для студентов о наличии | |
| |задолженностей на доске объявлений | |
| |Подготовка приказа на отчисление задол | |
| |жников и снятие со стипендии к установленным| |
| |срокам согласно стандарта университета. | |
| |Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до | |
| |начала 2-й рейтинг-недели | |
| |Учет задолженностей по результатам 2го | |
| |рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5| |
| |курсов | |
| |Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер | |
| |Допуск к сессии | |
| |Работа в период сессии | |
| |Подготовка экзаменационных ведомостей к | |
| |каждому экзаменационному дню | |
| |Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 | |
| |курсов по мере сдачи экзаменнационных | |
| |ведомостей в деканат | |
| |Ввод баллов и оценок в базу данных | |
| |Отчет в УУ о задолженностях по факультету по| |
| |окончании сессии: | |
| |1) из базы данных количество задолженностей | |
| |по специальностям; по дисциплинам; | |
| |2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам | |
| |Выдача направлений и фиксирование | |
| |результатов пересдач в сводных ведомостях | |
| |3,4,5 курсов в базке данных | |
| |Подготовка приказа на отчисление по | |
| |результатам сессии | |
| |Сводка движения контингента ФЭМП за осенний | |
| |семестр | |
| |Назначение стипендии по результатам сессии | |
| |Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для| |
| |бухгалтерии на получение стипендии | |
| |Подготовка писем студентам - направленцам | |
| |предприятий | |
| |Окончание |таблицы 2 |
| |Работа с заявлениями студентов по оплате | |
| |проезда, материальная помощь,ошибки по | |
| |назначению стипендии.Подготовка приказа. | |
| |Распечатка результатов сессии для каждого | |
| |студента и занесение их в учебные карточки | |
| |студентов | |
| |Годовой отчет в учебное управление | |
| |(ф.23,23а) | |
| |Сводка движения контингента ФЭМП за | |
| |весенний семестр | |
| |Подготовка и сдача в ОК списков студентов | |
| |для оформления мед.полюсов | |
| |Приказы на стипендию и материальную помощь | |
| |студентам имеющим льготы. (соответствующие | |
| |справки) | |

Приложение № 4

Номеклатура дел
|Индекс |Наименование дела |Количество|Ср.хр. и |Примечание|
|стр.под| | |№ст. по | |
|р | |томов |перечню | |
|472/1 |Копии приказов и распоряжений |1 |5/15 | |
| |ректора и проректоров общие | | | |
|472/2 |Копии приказов и распоряжений |1 |5/15 | |
| |ректора и проректоров по | | | |
| |личному составу | | | |
|472/3 |Копии приказов и распоряжений |1 |5/15 | |
| |ректора и проректоров по | | | |
| |студентам | | | |
|472/4 |Внутренняя переписка о |1 |3/204 | |
| |постановке учебной и др.работе| | | |
|472/5 |Указания декана по факультету |1 |5/204 | |
|472/6 |Переписка с предприятиями, |1 |3/149 | |
| |учреждениями, родителями и | | | |
| |студентами по учебным вопросам | | | |
|472/7 |Учебные карточки студентов |12 |Пост/172,34| |
| | | |3 | |
|472/8 |Списки студентов по учебным |1 |10/740 | |
| |группам (контингент ФЭМП) | | | |
|472/9 |Зачетные и экзаменационные |4 |6эк/91 | |
| |ведомости | | | |
|472/10 |Заявления студентов |1 |1/95 | |
|472/11 |Книга регистрации выдачи |1 |5/318 | |
| |студентам зачетных книжек и | | | |
| |студенческих билетов | | | |
|472/12 |Книга регистрации выдач |1 |5/3 | |
| |студентам экзаменнационных | | | |
| |листов | | | |
|472/13 |Книга регистрации выдач |1 |3/738 | |
| |студентам справок | | | |
|472/14 |Протоколы заседаний совета |1 |Пост/468 | |
| |факультета и материалы к ним | | | |
|472/15 |Бюллетени тайного голосования |1 |3г/474 | |
|472/16 |Годовые планы работ совета |1 |Пост/228 | |
| |фак-та | | | |
|472/17 |Протоколы заседаний |1 |Пост/386 |с 1997 г. |
| |государственной комиссии (ГЭК) | | | |
|472/18 |Отчеты ГЭК |1 |Пост/367 |с 1997 г. |
|472/19 |Журнал регистрации входящих |1 | | |
| |документов с грифом “ДСП” | | | |
|472/20 |Документы с грифом “ДСП” |1 | | |
|472/21 |Журнал регистрации входящих |1 | | |
| |документов | | | |
|472/22 |Журнал регистрации исходящих |1 | | |
| |документов | | | |
|472/23 |Акты и описи дел сдачи |1 |10/1103 | |
| |документов в архив университета| | | |
|472/24 |Журнал регистрации движения |1 | | |
| |контингента | | | |
|472/25 |Журнал регистрации приказов |1 | | |
|472/26 |Журнал регистрации счетов |1 | | |
| |фактуры | | | |

Скачали данный реферат: Milij, Skorobogatov, Vaclava, Ляпунов, Ильин, Борислава.
Последние просмотренные рефераты на тему: реферат ссср, реферат федерация, административное право шпаргалки, шпаргалки по химии.





Предыдущая страница реферата | 13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23