Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата

1. Обработка дел.

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информа- ции , надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как « Совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку». Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.

Например : дела за 1998 год должны обрабатываться в 2000 году. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями , разработанными архивными учреждениями и изложенными в « Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления.» Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения . В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

2. Экспертиза ценности документов.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы , при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

Третий раз снова уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии(ЭК), действующей постоянно, а в крупных учреждениях действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.

Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в «

Основных правилах работы ведомственных архивов». ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии ( 3-5 человек). В небольших фирмах в состав

ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Задачи ЭК (ЦЭК ):

- рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений;

-организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение ;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения ( свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу и т.д.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утверждённых архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности ( руководство, контроль, планирование, учёт, отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные ( 1, 3, 5, 10, 15 и т. д. лет). Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Для ряда дел по личному составу в перечне указан срок хранения « 75 лет

ЭКП-в», т.е. предполагается учёт возраста человека, продолжительность хранения такого дела равняется разности 75 лет минус возраст человека.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел.

При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Если в деле обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нём значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от временного. Если в деле содержатся документы временного хранения , но различной ценности, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: биология 6 класс, шпаргалки по математике, реферат по русскому языку.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата