Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнён по решению ЭК учреждения.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учётным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.

Архивный шифр дела оформляется в архиве учреждения. В нём указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

5. Составление описи.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» определяет опись, как архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учёта и закрепления систематизации».

Опись , таким образом, служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е. располагают в строго определённом порядке. Для учёта документов определённых категорий дел постоянного и временного ( свыше 10 лет ) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, личные дела , дела на авторские свидетельства и т.д.) составляется также внутренняя опись( приложение 2 ). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного ( свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно , то и систематизация дел ведётся по каждой указанной группе раздельно. « Основные правила работы ведомственных архивов» предполагают также составлять отдельные описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные следственные дела, научные отчёты и т.п.) и описи на служебные издания.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают погодам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется Хронологически- структурная.

Например : 1998 г. 1999 г.

Канцелярия Канцелярия

Отдел кадров Отдел кадров

Плановый отдел Плановый отдел и т.д. и т. д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов:

-приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-планы, сметы, отчёты, балансы;

-доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись. Они располагаются по годам, а в пределах года по значимости документов.

Например : 1998 год.

Приказы директора по личному составу

Лицевые счета начисления з/платы рабочих и служащих

Личные карточки рабочих и служащих и т. д.

1999 год то же

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: биология 6 класс, шпаргалки по математике, реферат по русскому языку.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата