Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата

Дела подшиваются прочной ниткой в твёрдую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа . В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон обложек для постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы ( чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются , а вкладываются в папки стремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

4. Оформление обложки дела.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации . Её элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела:

-наименование учреждения и его подчинённость;

-наименование структурного подразделения;

-делопроизводственный индекс дела;

-номер тома, части;

-заголовок дела;

-срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче его в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам ( если оно содержит особо ценные документы). Проставляются также:

-дата дела;

-количество листов в деле;

-архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями

ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течении года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок должен точно, кратко в обобщённой форме отразить основное содержание документа. При этом факты и события, отражённые в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен бытьуказан вид дела ( дело, переписка, материалы, журнал и т.д.) или вид документов ( протоколы, доклады, приказы, отчёты и т.д.). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку , к заголовку составляется аннотация.

Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Например: Годовой отчёт о работе фирмы за 1998 год.

В отчёте содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1995 году.

В заголовке дела, содержащего распорядительные документы( приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.

Например : Приказы директора предприятия по производственным вопросам

№ 1-80.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговариваются, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например : Приказы директора фирмы по личному составу за 1998 год.№1-80 копии.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: биология 6 класс, шпаргалки по математике, реферат по русскому языку.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата