Презентация: смысл, назначение, содержание
СОДЕРЖАНИЕ 1. Введение 2. Обзор литературы по теме 2.1 Что такое презентация, ее назначение и смысл 2.2 Подготовка презентации 2.3 Анализ цели 2.4 Анализ аудитории 2.5 Планирование речи или презентации 2.6 Разработка главной идеи 2.7 Распланирование времени 2.8 Примеры планировки речи 2.9 Прогноз длины 2.10 Выбор стиля 2.11 Разработка речи или презентации 2.11.1 Вступление 2.11.2 Основная часть 2.11.3 Заключение (the final summary) 2.11.4 Период задавания и ответов на вопросы (quetion-and-answer period) 2.11.5 Использование наглядных методов и материалов (visual aids) 2.12 Мастерство отличной презентации 2.13 Подготовка к успешной речи 2.14 Успешная речь 2.15 Ответы на вопросы 3 Мнение автора реферата 4. Заключение 5. Список использованной литературы
1. ВВЕДЕНИЕ Главным основанием для написания этого довольно объемного реферата является выполнение штрафной работы по курсу “Техника самоорганизации” как одно из получения зачета по курсу. Соответственно целями выполнения этой работы являются:
Данный реферат содержит довольно подробную информацию о презентации и особенно ценен тем, что написан с использованием литературы на английском языке, т.к. на русском языке литература наиболее соответствующая теме реферата после долгих поисков не была найдена. 2. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ Найти литературу на эту довольно простую тему, и тем более написать по этой литературе реферат больше 30-ти страниц оказалось сложнее, чем я предполагал. Вся найденная на русском языке литература лишь вскользь касалась необходимой темы. Были в частности найдены следующие книги:
Именно по последней книге и написан данный реферат. 2.1 ЧТО ТАКОЕ ПРЕЗЕНТАЦИЯ, ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ И СМЫСЛ “Презентация, от лат. praesentatio -
Отмечу также, что в большинстве рефератов на данную тему имеет место ошибка: русское слово “презентация” произошло не от английского Presentation, а от латинского (см. выше) . Так значение слова “презентация” толкует Современный словарь иностранных слов (1993) . Сразу следует отметить, что данный реферат описывает назначение, смысл и содержание презентации только во втором значении этого слова. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями. Презентации бывают следующих видов: · презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.) . Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации. презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п. Более ясно цели торговой презентации и презентации фирмы можно понять по таблице 2.1.1 Таблица 2.1.1 Цели презентации товара.
· Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже) , т.к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями. 2.2 ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ Эта часть реферата своей целью имеет передачу знаний о подготовке качественной презентации высшего уровня. Для этого, в главе описываются основные шаги по подготовке. Шаги по подготовке презентации следующие:
Речи и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения. Но речи и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы. 2.3 АНАЛИЗ ЦЕЛИ. В процессе создания собственной карьеры человек может делать презентации или произносить речи по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами. Такие презентации и речи могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как показывает данный график, уровень взаимодействия аудитории с презентующим. График зависимости взаимодействия аудитории с презентующим в зависимости от целей последнего (график 1) показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях. (см. подробнее в следующей главе) График 1: Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей презентации.
Уровень взаимодействия с аудиторией. Высокий Средний Мотивирование Убеждение и развлечение Информирование и анализ Низкий Цели презентации
Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно. 2.4 АНАЛИЗ АУДИТОРИИ Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается? Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т.к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение. Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи. Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию. Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед презентацией:
Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации. А теперь несколько слов о том, как проводить анализ аудитории. Анализ проводится в соответствии с пунктами в таблице 4.2.1 Таблица 2.4.1: Вопросы для анализа аудитории.
2.5 ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т.к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления. Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации придавая этому ничуть не меньшее значение. 2.6 РАЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ ИДЕИ Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам. Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в одно предложение. Вот несколько примеров:
Отметьте, что каждый пример содержит главную информацию (summary) о конкретном предмете презентации и благоприятно действует на аудиторию. 2.7 ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления, можете приступить к распланированию времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени. Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации. Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль. Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории. Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важные пункты вашей презентации. У них нет удобной функции просмотра того, что было сказано несколько минут назад, так, что из-за потери внимания слушателей страдаете прежде всего вы. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Так, что именно вы должны думать как организовать передачу основных мыслей аудитории. Объясните как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4 даже если речь или презентация довольно длинная. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, таким образом, сократите до минимума такого рода информацию. 2.8 ПРИМЕРЫ ПЛАНИРОВКИ РЕЧИ Вот пример планировки короткой речи: Название: “Кто владеет Ван Гогом?” Цель: убедить начальство, что предметы искусства - хороший вариант инвестиции. 1. Вступление: Холодным мартовским утром на знаменитом аукционе Кристи в Нью-Йорке знаменитые “Подсолнухи” Ван Гога были проданы за 39.9 миллионов долларов. Покупатель? Японская страховая компания! 2. Корпорации становятся основными покупателями предметов искусства. А. Более 1000 корпораций имеют собственные коллекции искусства Б. Компании делают это по трем основным причинам:
3. Большинство коллекций консервативны. 4. Многие коллекции возросли в цене. А. Компания Пепси Кола Inc. заплатила $150.000 за скульптуру Александра Кальтера. Теперь эта скульптура стоит около $1. млн. (показываются слайды) Б. Коллекция First Bank System Inc. ’s за 3 млн. долларов возросла в цене в два раза (показываются слайды) В. Двухмиллионная коллекция компании Sterling Regal из 180-ти произведений искусства стоит сейчас около 4.5 миллионов долларов. (слайды) Г. Domino Pizza инвестировала 7.5 млн. в свои коллекции, которые стоят сейчас 12 млн. (слайды) 5. Заключение: Инвестирование в предметы искусства дает и моральное и материальное обогащение. 2.9 ПРОГНОЗ ДЛИНЫ Длина выступления или презентации часто строго ограничена. Так как наряду с вами должны выступать другие ораторы, кроме того у самих слушателей есть множество других дел., вы должны научиться урезать ваши данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом свое время и время своих слушателей. Как только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать необходимое для презентации время. Средний оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту или около соседнего параграфа. Допустим, что вам надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если у вас часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минут на одну тему) . Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории. Что же лучше 10-ти минутная речь или презентация на 1 час? Все зависит от объекта, целей, характера аудитории и отпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующей аудитории 10 минутного доклада вполне достаточно, и если ваш объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудновоспринимающей публики, то презентация должна длиться дольше. 2.10 ВЫБОР СТИЛЯ Другой важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание речи формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким. В общем, если все присутствующие вам знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера речи для более лучшего восприятия. С другой стороны, если выговорите с огромной аудиторией незнакомых вам людей и сама презентация очень важная, то вы должны установить более формальную атмосферу. Посадите людей в ряды. Показывайте им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл вашей речи. Используйте подробный план выступления. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической так и физической. 2.11 РАЗРАБОТКА РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ Подготовка к большинству выступлений очень похожа на написание формального отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность. Возможность заключена во взаимодействии между выступающим и аудиторией. Когда говоришь с группой людей, это одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. И, как последствие, результат этого, использование получаемой в процессе презентации информации, редактирование речи уже в процессе выступления. Вместо того, чтобы просто представлять аудитории свои идеи, вы можете презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории. Но за это вы приносите несколько жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации. 2.11.1 ВСТУПЛЕНИЕ Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления. Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:
Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики. Кроме того, вступление должно кратко содержать основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные (supporting) данные, оговорить дальнейшее развитие выступления. Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части: 2.11.2 ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики. Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части. Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:
Можно также привлекать внимание изменяя тон голоса, используя жесты и мимику. 2.11.3 ЗАКЛЮЧЕНИЕ (THE FINAL SUMMARY) Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению. Не позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления. Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти. Если цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите девизом. Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях. Заканчивайте на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому - заканчивание вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать. Помните, что заключение должно заканчивать презентацию. Вы должны покинуть аудиторию с удовлетворенным чувством, с чувством завершения, законченности. Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики. 2.11.4 ПЕРИОД ЗАДАВАНИЯ И ОТВЕТОВ НА ВОПРОСЫ (QUETION-AND-ANSWER PERIOD) В добавление к вступлению, основной части и заключению ваша презентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы. Хотя вы и должны по ходу выступления взаимодействовать с публикой, для ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления. Кроме того, если аудитория маленькая и достаточно знакомая, то можно разрешить им задавать вопросы по ходу презентации. Однако, лучше будет если вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакиваний с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Так что лучше поправить аудиторию отложить их вопросы на конец презентации. При подготовке к данной части выступления необходимо попытаться предугадать возможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание. 2.11.5 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ МЕТОДОВ И МАТЕРИАЛОВ (VISUAL AIDS) . Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий. Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора. Существуют два основных типа наглядных пособий:
Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т.к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия. Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними. Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%” Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смыл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:
Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот. Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется. Вот некоторые из них:
Таблица 2.11.5.1 поможет выбрать нужное средство иллюстрирования речи: Таб 5.5.1. Характеристика средств иллюстрации речи.
2.12 МАСТЕРСТВО ОТЛИЧНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ. Когда у вас распланирована и подготовлена вся речь, когда средства ее иллюстрирования у вас в руках, то вы готовы к тренировке вашей речи. Вот несколько видов речи:
Но никогда не начинайте говорить, если вы ничего не знаете об объекте вашей речи. 2.13 ПОДГОТОВКА К УСПЕШНОЙ РЕЧИ После тщательной подготовки и изучения видов речи, потренируйтесь. Запишите свое выступление на пленку, объективно прорефлексируйте результат. Потренируйте вашу речь перед зеркалом. Если возможно запишите себя на видеопленку и критически посмотрите, как будто вы зритель. Если возможно узнайте, в каком зале будет происходить презентация, и попробуйте там потренироваться, посмотрите, как вы будете использовать там средства визуализации, проверьте наличие видеопроектора, доски, мела, маркера, если нужно. 2.14 УСПЕШНАЯ РЕЧЬ Вот несколько полезных советов от профессионалов, как преодолеть страх и волнение ваших первых презентаций:
Наилучшим путем для проведения наилучшей презентации возможно является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе. Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории. Если вы используете микрофон, сделайте так: спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (досчитайте до трех) , досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите. Таблица действий по подготовке речи или презентации поможет вам структурировать весь комплекс действий по подготовке отличной презентации и её лучшего проведения. Таб. 2.14.1 Комплекс действий по подготовке презентации.
2.15 ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ. Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам понять поняла ли аудитория ваши идеи. Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:
Период ответов на вопросы - финальный в презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой оратора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления. 3. МНЕНИЕ АВТОРА Я считаю, что презентация является наиболее эффективным, а зачастую и единственно возможным способом убедить людей в чем бы то ни было. Знания теории презентации, а особенно навыки ее проведения обязательно пригодятся в карьере управленца или финансиста и стоят по моему мнению наравне с теорией и практикой работы с финансовыми инструментами. Презентация является средством для получения целевых кредитов, различного вида инвестиций, привлечения трудовых ресурсов. Для предпринимателей это - реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего крупной корпорации опыт в проведении презентаций, позволяет ему эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице. 4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ В конце отмечу, что, хотя данная штрафная работа и является своего рода наказанием за мои провинности по курсу техники самоорганизации, должен отметить, что его написание принесло мне два основных результата:
В заключение отмечу, что данный реферат при незначительной доработке можно использовать как учебное пособие по курсу ораторского искусства, т.к. аналогичной литературы на русском языке мною не было найдено. 5. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Поделитесь этой записью или добавьте в закладки |
Полезные публикации |
Главная| Разрешается частичное копирование контента в виде анонса при условии размещения прямой ссылки на источник. | © 2006-2025 «Claw.RU» © 2006-2025 «Рефератики.РФ» |