Тема: “Проблемы классификации документов”

Документоведение в различных источниках рассматривается как научная дисциплина, изучающая закономерность документоведение и разрабатывающая теоретические и методические вопросы документационного обеспечения общества.

Документоведение в ряде случаев вызывает теорией делопроизводства.
Понятие «документ» теснейшим образом связан с информацией, поскольку документ является ее основным носителем.

Крупный советский документовед К.Г.Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ» обозначает все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

Автор книги «Основы информатики» А.И.Михайлов, А.И.Черный,
Р.С.Гильяревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие – либо знания и может быть включен в определенное собрание.

Под документами в узком смысле слова, - писал К.Г.Метяев, - обычно понимаются письменные, отвечающие установленным требованиям за свидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства и служащий для их доказательства (например удостоверения, дипломы, договоры).

Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов; письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение
(акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные
(заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо).

А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гиляревский дают определение научного документа, а также первичного и вторичного документов. Под научным документам авторы понимают и материальный объект , содержащий закрепленную научную информацию, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве и используемый в общественной практике. По форме резличают документы: текстовые, (книги, журналы, рукописи) графические или изобразительные (чертежи, схемы, графики) аудиовизуальные (звукозаписи, кинофильмы).

Первичным научными документами МЧГ называют документы, отражающие непосредственные результаты научно-исследовательской и опытно- конструкторской деятельности. Вторичными называются документы, представляюшие собой результаты аналитика –синтетической и логической переработки научной информации, содержащийся в первичных документах.

В своей практической деятельности информационные органы к первичным научным документам относятся научно- технические журналы, брошюры, книги, отчеты о научно-исследовательских работах.

В качестве вторичных научных документов признаются реферативные материалы; реферативные карточки, экспресс информации, диссертации и, а также обзорные; статьи и брошюры, библиографические описания, выполненные по материалам информационных изданий.

Подобное понимание первичных и вторичных документов используется библиотечно-библиографической практике, стой лишь разницей, что справочное издание, отнесены здесь к вторичным документам.

В теории и практике делопроизводство и архивного дела документальные материалы как первоисторические сведения получили названия первичных документов и первичной информации. А различные сообщения , содержащиеся в архивных справочниках и информационных документах (описях, каталогах), - вторичных документов или вторичной информации.

Вторичные документа создаются в целях облегчения поисков первичных документов, характерной особенностью первичных документов в делопроизводстве учреждения и в архивах является объединение их в первичные комплексы, так называемые единицы хранения и установление строят системы их классификации.

Для вторичных документов в архивах характерно разграничение их на элементарные составные части; отдельные описательные статьи, аннотаций и характеристики. Вторичные документы, несут свернутую информацию.

Информация в переводе означает сведения данные. Понетие « информация», применячймая в социально гуманетарных науках, может быть исталкованно как некоторое совокупость сведения ,определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и взаимосвязи.

По А.Д.Урсулу, информация это отаженное разнообразие, тоесть только то разнообразие которое отражаюший объект воспринимает об отражаймом объекте.

Отсюда информация – это особая форма связи между элементоми в системе, если нас интересует именно это связи, то всякую систему мы можем назвать информациой.

Возникновение и развитие киберненики существенно расширело понятие термина «информация». При этом традиционное определение термина сохронияется как частный случай общего щирокого понятия информации ставшего в наше время одним из основных понятий кибернетики.

Все процессы регулирующие и упровляюжие поведением как простых, так и сложных, в том числе само организующихся систем, кибернетика рассматривает как неприрывный процесс воспринытия, передачи и переработки информации.

В этом смысле информация преобретает большую многогранность и расматривается в разных аспектах матемаическая теория информации отфлегается от содержательной стораны информации и рассматривает только колличественную сторону информации, иропускну способность каналов передачи, обьем и хранение информации запоменающих устройствах, а так же вопросы обеспечения достоверности хранения и передачи информации.

Л.Бриллюэн говорит, что информация есть сырой материал и состоит из простого собрания данных, тогда как знание предполагает некоторые различия и классификации.

Документолистика концетрирует свое внимание в основном на разрабодке проблемы оптимизации документальных систем с точки зрения документирования деятельности и поиска информации с рименнением средств кибернетики. Одна из задач документолистика – широкое развитиемного кональных систем как таблиц с множеством ходов и соответственно, развития матричных форм документов
(перфокарты, магнитные карты и ленты), расчитанных на такие ситемы.

К «информационной науке» Д.Л.Томсон относит иследоввания свойств, и
«поведение» информации: силы, упровляющие потоком информации: средство обработки с целью обеспечения ее оптиматьной допустимости и использования.

Обзор и анализ термнов, для определения научной дисциплины, связанной с информационными процессами, даны МЧГ.